Projektmanagementtool Asana: Nur Hype oder echter Gamechanger?

Asana ist in aller Munde: Das Projektmanagementtool mit den drei Punkten als Logo wird von den größten Konzernen ebenso genutzt wie von kleinen Start-Ups.

Visualisierung, Organisation und Struktur stehen im Vordergrund – während alle Daten hübsch präsentiert werden.

Asana ist erschwinglich, leicht einzurichten und übersichtlich. Aber hält es auch das, was ihr euch mittlerweile davon versprecht? Wieso sich Asana für dich lohnt, wann du damit am besten startest und welche 5 Funktionen den hauptsächlichen Wert von Asana ausmachen – das erfährst du hier, bei Mitarbeiteraktionen!

Deswegen lohnt sich Asana für dich

Wann es Sinn ergibt, Asana zu nutzen

Asana ist das Top-Tool in Sachen Organisation und Projektmanagement – bzw. das Tool, das sich die größte Marktpräsenz erarbeitet hat. Fragt man beispielsweise auf LinkedIn nach einem entsprechenden Tool, wird vor allem Asana genannt.

Und das nicht ganz zu Unrecht. Denn: Organisation, Strukturen und Projektmanagement sind in einer so schnelllebigen Welt schlicht unverzichtbar. Nicht umsonst stechen Dienstleister:innen mit klaren wie simplen Strukturen besonders positiv aus der Masse heraus – während technisch ebenso versierte Dienstleister:innen nur durch dieses kleine Manko hinter ihren Möglichkeiten bleiben.

Ohne Zweifel spielen Organisation und strukturiertes Management also eine große, schier übergeordnete Rolle im Business – weswegen Asana auch so erfolgreich ist. Dazu kommt die Schnelligkeit und einfache Handhabung: Niemand möchte erst einmal zwei Monate damit verbringen, ein Tool zu erlernen – ist bei Asana aber auch nicht möglich. Durch die simple Benutzeroberfläche können kleine und große Projekt schnell aufgesetzt werden. Das funktioniert für Freelancer:innen wie auch für Konzerne.

Asana lohnt sich folglich nicht nur wegen der allgemeinen Anforderung an Ordnung im Geschäftsleben (besonders bei extern beauftragten Projekten), sondern auch, um sich selbst das Leben zu erleichtern. Klare To-Dos mit schnell ersichtlichem Status und Notizen innerhalb der angelegten Seiten: So kann Asana auch für euch persönlich zum Gamechanger.

Doch welche Funktionen beinhaltet Asana denn jetzt?

Welche sind die wichtigsten Funktionen, weshalb Asana so oft genutzt wird?

Die 5 wichtigsten Funktionen von Asana

• Wir sind alle individuell – besonders in den letzten Jahren. Und darum hat auch jede:r andere Anforderungen an sein:ihr Dashboard, an seine:ihre Asana-Übersicht. Je nach Wunsch könnt ihr eure Ansichten anpassen – von Board bis Kalender, immer genau der Überblick, den ihr gerade braucht.
• Ihr könnt zudem in verschiedenen Projekten verschiedene Ansichten wählen, was perfekte Organisation ermöglicht.

• Es heißt ja schon im Titel „Projektmanagementtool Asana“ – genau das ist es. Egal, ob internes oder externes Projekt: Mit Asana könnt ihr jeden noch so kleinen Arbeitsschritt strukturieren – was im Übrigen Automatisierungen ebenfalls erleichtert.
• Ihr könnt hier Aufgaben mit Status-Angabe anlegen, Verantwortliche zuweisen, Deadlines festlegen und Anhänge hinzufügen. So können sogar Social Media Posts in Asana selbst vorbereitet werden. Nur noch Copy-Paste und der nächste Hype ist kreiert.

• Immer wieder sprechen wir von Work-Life-Balance, New Work und sogar einer 4-Tage-Woche. Genau die sind aber alle maßgeblich vom Workload abhängig. Um diesen fair aufzuteilen, braucht es Übersicht. Und genau die bietet Asana. Die Teamkolleg:innenansicht verschafft euch zu jeder Zeit einen Überblick und hilft, etwaige Überforderung vorab auszugleichen, bzw. zu verhindern. Weil Burn-out verhindern kein „Kann“ mehr ist!

• Gerade für Teamleads und Führungskräfte ist es wichtig, immer einen Überblick über die jeweiligen Arbeits(fort)schritte des Teams zu haben. Bleibt dieser aus, ist „Führung“ lediglich ein Buzzword – wie wollt ihr denn führen, wenn ihr gar nicht wisst, was in eurem Team abgeht?
• Genau dieses Problem behebt Asana. Über die Adminfunktionen können alle Projekte von einer:einem Verantwortlichen verwaltet, Aufgaben zugeteilt und die Zügel in der Hand behalten werden. Außerdem bietet besagte Adminfunktion die perfekte Möglichkeit, im Mentoring bestimmte Roadmaps einzuhalten und immer wieder die Fortschritte durch KPIs zu überprüfen.
  
  

• Kommunikation ist das A & O – in Beziehungen, in Freundschaften und im Business. Auch das deckt Asana ab. Durch die Möglichkeit der Direktkommunikation (= Instant Messaging) könnt ihr euch nervige Umwege via E-Mail sparen und schnell Nachrichten verschicken. Sogar Gruppendiskussionen sind möglich.
• Aber Vorsicht: Diese Funktion birgt auch die große Gefahr, nur noch schnelle Nachrichten zu schreiben und damit die Konzentration immer wieder vom Kernprojekt wegzulenken. Setzt diese Funktion also sinnvoll wie sparsam ein!

Fazit

Asana ist zweifelsohne eines der bekanntesten Projektmanagementtools, das es gibt. Durch die vielen Funktionen lassen sich individuelle Prozesse etablieren und Aufgaben sinnvoll abarbeiten. Während andere noch nach Lösungen für Organisation suchen, seid ihr schon am nächsten Projekt: Dafür ist Asana perfekt.

Aber auch hier gilt: Mehr ist nicht mehr. Denn besonders Asana lädt dank der schönen wie einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche zum „Verweilen“, zum Überorganisieren und damit zum Zeitverschwenden ein – obwohl doch genau das Gegenteil das Ziel ist.

Asana lohnt sich – aber: setzt es sinnvoll ein. Dann könnt ihr euch und euren Mitarbeiter:innen das Arbeitsleben wirklich erleichtern!

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