Die Cost of Vacancy-Formel verrät, wie viel Geld eine unbesetzte Stelle ein Unternehmen wirklich kostet. Spoiler: mehr, als ihr denkt!
In Deutschland bleiben Stellen im Schnitt 160 Tage unbesetzt – eine teure Angelegenheit!
Denn dass Neueinstellungen und Bewerbungsprozesse kosten Geld, wissen die meisten Unternehmen – aber wusstet ihr, dass auch unbesetzte Stellen enorme finanzielle Auswirkungen haben? Und wahrscheinlich höher, als euch bewusst ist.
Mit der sogenannten Cost of Vacancy-Formel könnt ihr genau berechnen, wie teuer eure für längere Zeit unbesetzte Stelle ist.
Wir verraten euch, wie ihr eure Cost of Vacancy berechnen könnt und wie ihr die entstehenden Kosten gering halten könnt. Viel Spaß beim Lesen!
Die Cost of Vacancy (CoV) beschreibt die Kosten, die entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt. Man weist dabei jeder Position im Unternehmen einen gewissen Wert zu, den sie zum Unternehmensumsatz beiträgt (das entspricht in der Regel dem Jahresbruttogehalt). Dementsprechend verliert das Unternehmen bei einer Nichtbesetzung diesen Umsatz.
Dieser Faktor wird von vielen Unternehmen unterschätzt, obwohl er wesentliche finanzielle Auswirkungen hat.
Unbesetzte Stellen sind ein großes Geschäftsrisiko für Unternehmen. Denn sie bedeuten, dass euch dringend benötigte Arbeitskraft fehlt. Dadurch verringert sich die Produktivität; verlangsamen sich Prozesse oder ihr müsst – im schlimmsten Fall – eure Produktion zurückfahren oder könnt weniger Aufträge entgegennehmen.
Kurzum: sie bedeuten Umsatzverluste. Einen echten wirtschaftlichen Schaden.
Viele Unternehmen neigen daraufhin leider dazu, die anfallende Arbeit der unbesetzten Stelle auf ihre anderen Mitarbeiter:innen abzuwälzen; in der Hoffnung, die Umsatzeinbußen gering zu halten. Dies ist jedoch höchstens eine kurzzeitige zumutbare Mehrbelastung. auf lange Sicht aber führt das zu Unzufriedenheit und Überlastung; wirkt sich also negativ auf das Stresslevel und die Gesundheit eurer Mitarbeiter:innen aus.
Die Cost of Vacancy sind nicht mit den Cost per Hire zu verwechseln.
Um den Cost of Vacancy zu berechnen, müsst ihr einige Werte miteinbeziehen.
Ihr müsst den Wert festlegen, den die Arbeit eures Mitarbeiters/Mitarbeiter:in hat. Das entspricht in der Regel dem Bruttojahreseinkommen.
Bei den Arbeitstagen pro Jahr werden nur die gesetzlichen Feiertage, nicht aber die Urlaubs- oder Krankentage mit eingerechnet.
Zusätzlich solltet ihr den Einflussfaktor der Arbeit bewerten:
Ist die Stelle notwendig, hat aber keinen direkten Einfluss auf den Umsatz? = Faktor 1
Ist die Position wichtig und hat Einfluss auf den Umsatz? = Faktor 2
Ist die Position unerlässlich und hat einen hohen Einfluss auf den Umsatz? = Faktor 3
Die Formel für den Cost of Vacany lautet:
(Jahresbruttogehalt / Arbeitstage pro Jahr) x unbesetzte Tage x Einflussfaktor
Allgemeiner Tipp: Investiert in eure Mitarbeitendenbindung! Zufriedene Mitarbeiter:innen sind weniger wechselwillig, sodass ihr entstehenden Vakkanzkosten vorbeugen könnt. Auch wenn ihr natürlich nicht alle Kündigungen immer selbst beeinflussen könnt.
Um eure Stellen schnell nachzubesetzen, müsst ihr vorrangig euren Recruitingprozess optimieren.
1. KI-gestütztes Recruiting
Lasst euch beim Recruiting von KI unterstützen, um z. B. schneller passende Kandidat:innen zu finden.
2. Alle Kanäle nutzen
Je mehr Kanäle ihr bespielt, desto höher ist eure Reichweite und die Wahrscheinlichkeit, schnell eine geeignete Nachfolge zu finden. Setzte deshalb auf verschiedene Stellenportale (und auf keinen Fall nur auf eure eigene Karriereseite) und vor allem Social Media Recruiting.
3. Einen Talentpool aufbauen
Ein gut gepflegter Talentpool kann ein echtes Wundermittel sein, denn vielleicht habt ihr genau die richtige Person für die offene Stelle schon in eurem Portfolio! Das kann euch echtes Geld sparen.
Dass Kosten während der Vakanz entstehen, könnt ihr nicht vermeiden. Aber ihr könnt mit diesen 3 Tipps versuchen, sie zu verringern:
1. Kostenkontrolle
Überprüft, auf welche Budgets ihr während der Vakanz verzichten könnt und fahrt sie zurück, z. B. Marketingausgaben für nicht betreute Bereiche.
2. Aufgaben priorisieren
Nehmt nur noch Aufträge an, die einen guten Umsatz erzielen und auch mit dem verbleibenden Personal gut bearbeitet werden können.
3. Automatisierungen
Spart euch Personalkosten, indem ihr Aufgaben automatisiert, wie euer Vertriebmails. So könnt ihr die Personalressourcen sinnvoller einsetzen.
Natürlich gilt aber weiterhin euer Hauptziel, die Stelle so schnell wie möglich nachzubesetzen. Denn nur das wird euch wirklich Kosten sparen.
Die Kosten einer unbesetzten Stelle werden von vielen Unternehmen unterschätzt. Dabei können sie eine hohe Auswirkung auf den Unternehmensumsatz haben. Vor allem, da in Deutschland Stellen im Schnitt 160 Tagen unbesetzt bleiben.
Mit der Cost of Vacancy-Formel könnt ihr genau berechnen, wie viel euch eure unbesetzte Stelle kostet. Durch Automatisierungen, Priorisierungen und Kostenkontrolle könnt ihr die Kosten für unbesetzte Stellen gering halten. Grundsätzlich ist es aber am wichtigsten, euren Recruitingprozess zu optimieren, um Stellen schnellstmöglich nachzubesetzen.
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