[Checkliste] Wie erstelle ich einen Onboarding-Plan?

Der erste Eindruck zählt! Deshalb ist ein gutes Onboarding essenziell, um talentierte Mitarbeiter:innen gut ins Unternehmen einzuführen und sie langfristig zu binden. Damit ihr nicht in wenigen Monaten eine neue Fachkraft suchen müsst, ist ein Punkt im Onboarding-Prozess essenziell: Ein gut ausgearbeitet Plan.

Ein Onboarding-Plan ist die wichtigste Orientierung für neue Mitarbeiter:innen.
Er hält alle wichtigen Informationen bereit, damit sie sich gut in ihre Aufgabenbereiche einarbeiten und das Unternehmen strukturiert kennenlernen können. 

Deshalb für euch: eine kostenlose Checkliste, was alles in so einen Onboarding-Plan gehört und welche Punkte ihr auf keinen Fall übersehen dürft. Viel Spaß beim Lesen!

Was bedeutet Onboarding auf Deutsch?

Im Deutschen wird der Begriff Onboarding meist für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen verwendet. Dabei geht das Onboarding über die klassische Einführung vor Ort hinaus. 

In einem guten Onboarding gibt es verschiedene Phasen, die auch die Vorbereitung (z. B. das Erstellen eines Onboarding-Plans) und Nachbereitung mit einschließen. Man spricht deshalb auch von einem Onboarding-Prozess.  

Und wie holt man jemanden „an Board?“ Mit einem gelungenen Onboarding-Plan! 

Checkliste: Onboarding-Plan erstellen

Checkliste Schritt 1: Die richtige Vorbereitung

Der Onboarding-Plan für eure:n neue:n Mitarbeiter:in sollte bereits am ersten Arbeitstag fertig auf dem Tisch liegen, um einen idealen Einstieg zu ermöglichen. Dafür benötigt es eine gute Vorarbeit.

1. Die Stellenbeschreibung zur Hand nehmen
Je nachdem, für welche Position ihr eingestellt habt, bietet sich ein anderer Onboarding-Plan an. Eine neue Führungskraft arbeitet ihr schließlich anders ein, als eine:n Mitarbeiter:in im Kundenservice. Verschafft euch also einen genauen Überblick über die Tätigkeitsfelder und das Ziel, für welches die neue Person eingestellt wurde.

2. Mit der Abteilung sprechen
Geht offen auf die jeweilige Abteilung zu, in welcher der/die neue Kolleg:in eingesetzt wird und fragt, welche zusätzlichen Aufgaben in dieser Tätigkeit anfallen. So tragt ihr Sorge, dass euer Plan alle Einarbeitungspunkte umfasst, die für die Stelle wichtig sind. 

3. Format für den Onboarding-Plan bestimmen
Entweder es gibt bereits ein festes Format für eure Onboarding-Pläne oder ihr überlegt euch, in welcher Form ihr den Plan gestalten wollt. Das geht natürlich klassisch mit einem (ausgedruckten) Dokument, einem Projekt-Tool (z. B. Asana oder Trello) oder natürlich auch einer eigenen Onboarding-Software.

Achtung: Je nach Arbeitsort und Tätigkeit kann ein unterschiedliches Format sinnvoll sein! Versucht am besten, ein Format zu finden, was sich für möglichst viele Positionen in eurem Unternehmen anwenden lässt, um mit einer Vorlage zukünftig Zeit zu sparen!

Alle drei Punkte abgehakt?  Dann kann es jetzt an die Erstellung eines Onboarding Plans gehen.

Checkliste Schritt 2: Welche Maßnahmen gehören in einen Onboarding-Plan?

Es gibt einfach Maßnahmen in der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, die ihr unter keinen Umständen vergessen dürft. Diese sollten in jedem Onboarding-Plan vorkommen. Darüber hinaus gibt es natürlich noch ein paar coole, zusätzliche Punkte, mit denen ihr den Einstieg eurer neuen Kolleg:innen verbessern könnt. 

Diese wichtigsten Maßnahmen fürs Onboarding:

• Allgemeine Abläufe im Unternehmen erklären
  Wie melde ich mich krank? Wie reiche ich meinen Urlaub ein? usw.
  
  
• Einführungen in Programme planen
  Termine festlegen, um Einführungen oder Workshops zu arbeitsrelevanten Tools, dem Intranet oder eine Datenschutzschulung durchzuführen
  
  
• Feste Ansprechperson
  Ein:e Mentor:in festlegen, die für die neue Person verantwortlich ist und sich Zeit nimmt
  
  
• Prozesse
  Einen festen Termin, um Kommunikationswege im Unternehmen und in der Projektarbeit zu erklären 
  
  
• Vorstellungsrunde organisieren
  Informiert das Team vorab und organisiert eine feste Vorstellungsrunde im Rahmen eines kleinen Meetings oder einer gemeinsamen Mittagspause
  
  
• Arbeitsplatzvorbereitung
  Übergebt die Arbeitsgeräte und schreibt alle wichtigen Zugänge auf
  
  
• Ziele festlegen
  Welche Aufgabe hat der/die neue Mitarbeiter:in? Was ist ihr Job Purpose?
  
  
• Feedbacktermine
  Vorab feste Rhythmen für Onboarding-Feedback festlegen (Beispiel: nach 4 Wochen, nach 3 Monaten, nach 6 Monaten)

Checkliste Schritt 3: Zusätzliche Maßnahmen fürs Onboarding:

Es gibt darüber hinaus noch viele zusätzliche Maßnahmen, die Platz in eurem Onboarding-Plan finden können. Hier sind ein paar Beispiele, mit denen ihr den Einstieg noch schöner gestalten könnt.

• Mitarbeiterübersicht
  Ein detaillierter Plan mit Namen, Zuständigkeiten und Bildern aller Mitarbeiter:innen in Form einer Liste oder Mindmap zum besseren Kennenlernen und Übersicht des Teams
  
  
• Weiterbildungsmöglichkeiten
  Tipps für kostenlose Webinare oder weiterführende Literatur zum Thema
  
  
• Willkommens-Teamevent
  Zum Kennenlernen könntet ihr ein kleines Teamevent organisieren, wie ein gemeinsames Abendessen 
  
  
• Willkommensgeschenk
  Eine nette Aufmerksamkeit wie ein schönes Notizbuch, eine regionale Spezialität oder ähnliches
  
  
• Schnuppertage
  Zeit einplanen, um andere Abteilungen zu besuchen und an Meetings teilzunehmen, um einen guten Überblick über die tägliche Arbeit von Kolleg:innen im Unternehmen zu bekommen

Wie überprüfe ich den Erfolg meines Onboarding-Plans?

Jede:r neue Mitarbeiter:in braucht natürlich einen individuellen Onboarding-Plan, auf ihre Position angepasst. Aber einige Dinge bleiben gleich, wie das festgelegte Format, indem ihr den Onboarding-Plan übermittelt.

Holt euch also regelmäßig Feedback ein, um euren Onboarding-Plan stetig weiterzuentwickeln. Wenn ihr einen vereinheitlichten Plan habt, bedarf es meist nur wenige Anpassungen. 

Tauchen bei euren neuen Mitarbeiter:innen öfter Software-Probleme auf? Dann plant mehr Zeit zur Einarbeitung ein und sucht ergänzende Online-Kurse heraus. Gibt es häufiger Unklarheiten mit der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen? Integriert mehr Schnupperstunden zum Kennenlernen. 

Legt außerdem vorab Ziele fest, die im Onboarding-Prozess erreicht werden sollen. Ein guter Onboarding-Plan ist eine Hilfestellung dafür. Ihr könnt mit einer Leistungsbewertung testen, ob die Ziele erreicht werden können. Wenn nicht, kann ein schlecht ausgearbeiteter Onboarding-Plan ein möglicher Grund dafür sein.

Onboarding Remote: Diese 5 Punkte sollten in euren Plan!

64% der Unternehmen in 2023 gaben an, keine zusätzlichen Onboarding-Maßnahmen für Remote Mitarbeiter:innen zu ergreifen. Dabei arbeiteten im selben Jahr bereits fast ein Viertel aller Erwerbstätigen in Deutschland von zu Hause aus.

Eure Vorlage sollte also darauf ausgelegt sein, dass ihr einen Onboarding-Plan auch für hybride und remote Stellen anwenden könnt. Deshalb gibt es 5 wichtige Punkte, die ihr beachten solltet:

1. Arbeitsmaterialien verschicken und digitalisieren
Absolutes No-Go, wenn die Arbeitsgeräte nicht rechtzeitig zum ersten Arbeitstag da sind. Stellt euch also eine Deadline im Onboarding-Plan ein, bis wann Arbeitsgeräte verschickt, Zugänge eingerichtet und auch Akten oder Dokumente digitalisiert und von überall aus abrufbereit sein müssen.

2. Virtuelles Kennenlernen
Viele Remote Mitarbeiter:innen fehlt die emotionale Bindung zu ihren Kolleg:innen und zum Unternehmen. In eurem Plan sollten also definitiv eine virtuelle Vorstellungsrunde, Afterwork oder Teamevent nicht fehlen.

3. E-Learning-Plattformen
Bildung ist für alle da – und sollte deshalb auch für jede:n Mitarbeiter:in zugänglich sein. Verlinkt E-Learning-Plattformen und aufgenommenen Workshops im Onboarding-Plan und stellt Zeitfenster zum Lernen ein.

4. Regelmäßige Feedbackcalls
Vor Ort ist man schnell mal ein paar lobende Worte oder Kritik losgeworden. Mitarbeiter:innen brauchen aber auch zu Hause Feedback für ihre Arbeit. Schreibt dafür feste Termine in euren Onboarding-Plan. 

5. Digitale Benefits
Betrachtet euer Benefit-Portfolio und fragt euch: Sind alle unsere Benefits für jede:n Mitarbeiter:in zugänglich? Ansonsten solltet ihr dringend ein paar digitale Benefits einführen!

Fazit

Ein gut ausgearbeiteter Plan ist DAS A und O für ein gelungenes Onboarding. Es braucht eine gute Struktur und Vorbereitung, um neue Mitarbeiter:innen ins Unternehmen einzuführen. In einen guten Onboarding-Plan gehören verschiedene Maßnahmen, um eure neuen Mitarbeiter:innen ideal in Unternehmensprozesse, Aufgabenbereiche und ins Team einzuführen.

Vergesst dabei nicht, eure Remote Mitarbeiter:innen miteinzubeziehen. Hier müssen Onboarding-Maßnahmen neu gedacht werden. 

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