Der Onboarding-Prozess ist entscheidend, ob eure Mitarbeiter:innen bleiben oder nicht. Aber: Was gehört dazu? Und was sind die 10 wichtigsten Schritte?
Endlich! Der oder die neue Mitarbeiter:in ist eingestellt, der Arbeitsvertrag erfolgreich unterschrieben. Frisches Expertenwissen, mehr Zeit für jede Aufgabe durch bessere Aufteilung und vor allem – ein neues Teammitglied! Für Unternehmen gibt es wohl kaum einen größeren Fortschritt im Business, als die Erweiterung des Teams.
Doch sobald der/die neue Mitarbeiter:in dann da ist, stellen sich immer wieder dieselben vielen Fragen: Wie führe ich diesen neuen, motivierten Menschen am effektivsten in die neue Stelle ein? Was muss ich beachten, um nachher nicht vor Problemen zu stehen?
Praktisch jedes Unternehmen stellt sich diese Fragen – und wir helfen mit den Antworten!
Was als Anglizismus daherkommt, ist mittlerweile mehr als nur ein beliebtes Buzzword, das HR-Influencer:innen auf LinkedIn jeden Tag predigen. Onboarding bedeutet die fachliche und soziale Einführung eines/einer neuen Mitarbeiter:in ins Unternehmen.
Man spricht deshalb auch von einem Onboarding-Prozess, der eben nicht erst – wie viele fälschlicherweise annehmen – am ersten Arbeitstag beginnt. Das Onboarding unterteilt sich in verschiedene Phasen, die darüber entscheiden, ob ein:e Arbeitnehmer:in sich (dauerhaft) für eine Stelle in eurem Unternehmen entscheidet.
Ein erfolgreiches Onboarding besteht im Wesentlichen aus drei Phasen. Denn jede dieser Phasen trägt gleichermaßen zu dem ersten Eindruck bei, was ihr von eurem Unternehmen vermittelt.
In dieser Phase überzeugt ihr mit einem gut organisierten und lockerem Vorstellungsgespräch. Ihr seid jederzeit für Rückfragen erreichbar und updatet den/die Kandidat:in über weitere Schritte.
Die heiße Phase: Jetzt geht es darum, den/die Mitarbeiter:in ordentlich willkommen zu heißen! Führt sie aktiv in euer Unternehmen ein und nehmt euch unbedingt Zeit für alle Fragen.
Hier sind vor auch die direkten Kolleg:innen gefragt! Ihr solltet dafür Sorge tragen, dass sie in dieser Phase genug Zeit aufbringen können, ihre:n neue:n Kolleg:in in bestehende Projekte einzuführen und als Team zusammenzuwachsen.
Ähnlich wie beim 3-Phasen-Modell, gibt es drei Ebenen, die ihr beim Onboarding beachten solltet.
Damit ihr euer Onboarding als erfolgreich einschätzen könnt, solltet ihr folgende Punkte vor und während des Onboardings abhaken können.
1. Erstellt ein Onboarding-Konzept.
2. Arbeitsmaterialien und Zugänge für Programme bereitstellen.
3. Ausführliche Führung durch alle Räumlichkeiten.
4. Vorstellung aller Teammitglieder.
5. Eine feste Ansprechperson für den/die neue Kolleg:in, die immer ein offenes Ohr hat.
6. Unternehmenswerte und Normen wie die Meetingkultur vermitteln.
7. Einführung in interne wie externe Prozesse.
8. Genaues Aufzeigen des Arbeitsgebiets und der täglichen Aufgaben.
9. Einführungen oder Schulung für Arbeitsprogramme.
10. Regelmäßige Feedback-Gespräche, um Orientierungslosigkeit oder langfristige Lücken zu vermeiden.
Ein Onboarding und seine Maßnahmen unterscheiden sich natürlich, wenn der/die Mitarbeiter:in gar nicht vor Ort arbeiten wird. Homeoffice-Möglichkeiten und Remote Work haben in der Arbeitswelt stark zugenommen. Es gehört praktisch schon zum guten Ton als Arbeitgeber:in das Homeoffice anzubieten.
Ein Onboarding wird dadurch aber keinesfalls leichter. In vielen Unternehmen ist es gängig, dass Mitarbeiter:innen zumindest während der Einarbeitungsphase eine Zeit lang vor Ort anwesend sind. Je nach Entfernung zum Wohnort oder privaten Verpflichtungen ist das aber nicht immer möglich. Außerdem gibt es mittlerweile sogar komplett remote Unternehmen. Funktionieren tut es also allemal.
Ist ein:e Mitarbeiter:in nicht vor Ort – oder im hybriden Modell nur teilweise – können aber verschiedene Herausforderungen auftreten. Beispielsweise die soziale Eingliederung ins Team. In diesem Fall ist es empfehlenswert, auf digitale Events zu setzen. Gleicht mit regelmäßigen Anrufen, Nachrichten oder Videocalls das schnelle „Über-den-Schreibtisch“-Gespräch aus.
Wenn beide Seiten dazu gewillt sind, die heutigen digitalen Möglichkeiten voll auszuschöpfen, kann hier ein Onboarding mindestens genauso intensiv wie sinnvoll vonstattengehen.
Der Onboarding-Prozess beginnt deutlich früher, als viele denken. Zu einem guten Onboarding gehören auch das erfolgreiche Recruiting. Den Startschuss für die richtige Einarbeitung setzt dann aber die Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag. Enden kann das Onboarding theoretisch nach einem Tag, was allerdings eher weniger sinnvoll wäre. Von einem abrupten Ende zu sprechen, ist hier allerdings ohnehin völlig utopisch.
Das Ende des Onboardings ist eher ein schleichender Prozess, bei dem eure neuen Mitarbeiter:innen von Tag zu Tag weniger Hilfe benötigen und immer eigenständiger arbeiten.
Natürlich ist der Wunsch nach einer von Beginn an voll belastbaren Arbeitskraft groß – Druck und Stress am Anfang führen aber auch häufig zu einer schnellen Kündigung. Ladet also nicht direkt sämtliche Großprojekte und Verantwortung auf ihren Schultern ab, sondern führt sie langsam in die Themen ein. Niemand mag es, ins kalte Wasser geworfen zu werden. Passt der Einstieg nicht, ist die Zukunft von beiden Seiten stark gefährdet.
Deswegen empfiehlt es sich unumstritten, dem Onboarding die Zeit zu geben, die es eben braucht, und nicht zu hetzen. Es ist eine intensive Zeit für beide Seiten. So wie die meisten neuen Mitarbeiter:innen am Anfang geradezu übermotiviert scheinen und sich stets bemühen, einen guten Eindruck zu hinterlassen, solltet ihr ihnen dieses Gefühl zurückgeben und genug freie Zeiträume dafür einplanen.
Ein professionell geplantes Onboarding ist das A & O für die künftige Zusammenarbeit von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen. Zahlreiche Studien belegen, wie entscheidend ein gutes Onboarding dafür ist, ob Mitarbeiter:innen bleiben oder gehen. Sowohl auf sozialer, als auch auf fachlicher Ebene können durch ein erfolgreiches Onboarding spätere (gravierende) Fehler vermieden, seelische Gesundheit und die Verbundenheit zum Unternehmen und Kolleg:innen gefördert werden.
Packt euch unsere Checkliste und hakt alle 10 Punkte ab, die zu einem guten Onboarding gehören. Ja, auch wenn es viel Zeit kostet! Denn: Ein geduldiges wie nachhaltiges Onboarding ist folglich nicht nur eine Option. Es ist die Voraussetzungen für den Erfolg eures Unternehmens.
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