HR-Prozessoptimierung: Diese 5 Schritte müsst ihr gehen! HR-Prozesse & Optionen

Die HR-Abteilung – HR = Human Relations – ist gerade in der aktuellen Zeit von Benefit-Culture und Fachkräftemangel stärker gefragt denn je.

HR-Prozesse beinhalten immer mehr Aufgaben und entscheiden damit auch immer mehr über das Wohl eures Unternehmens. Nicht umsonst: Mitarbeiter:innen sind das Kapital eures Unternehmens – und dazu noch schwierig zu finden. Dass die HR-Prozessoptimierung also im Fokus der fortlaufenden Modernisierung eines Unternehmens stehen sollte, ist folglich kein Geheimnis.

Doch die HR-Prozessoptimierung hält einige Überraschungen bereit: Von fehlendem Fokus, maximalem Chaos und dem Problem, dass die eine Hand nicht weiß, was die andere macht. Dabei ist das Verhindern solcher Dinge ja genau die Aufgabe der HR-Prozessoptimierung.

Damit euch das nicht passiert, haben wir hier die Ziele & Optionen der HR-Prozessoptimierung sowie deren 5 wichtigste Schritte festgehalten.

Ziele & Optionen in der HR-Prozessoptimierung

Die HR-Prozessoptimierung ist – wenn sich der Name auch irgendwie abgeschlossen anhört – niemals beendet. Klingt anstrengend, ist es auch.

Vor allem aber ist HR-Prozessoptimierung sinnvoll, um nicht zu sagen notwendig. Die Verschlankung bestehender Prozesse oder das Aufsetzen neuer, wird sich auf lange Sicht immer bezahlt machen. Womit wir auch schon beim Thema wären: die Ziele und Optionen der HR-Prozessoptimierung. Ziel ist praktisch immer Effektivität oder Effizienz – im Gros. Allerdings kann eure strategische Ausrichtung dennoch variieren. Überlegt (unbedingt!) vorab, worauf ihr bei euren HR-Prozessen den Fokus legen möchtet: Tatsächlich nur Effektivität und Effizienz oder ebenso Harmonisierung bestehender Prozesse? Auch eine Neustrukturierung von Verantwortlichkeiten kann sinnvoll sein. Natürlich werdet ihr früher oder später jeden dieser Punkte angehen – überlegt euch aber, an welchem Punkt ihr starten möchtet. Wo ist euer Need am größten?

Und bevor ihr euch das überlegt: Lest nochmals alle 5 wichtigsten Schritte hier – so seid ihr auf der sicheren Seite!

Die 5 wichtigsten Schritte in der HR-Prozessoptimierung

1. Überlegung: Was steht im Fokus?

• Im vorherigen Abschnitt bereits angesprochen, ist der Fokus bei eurer HR-Prozessoptimierung zentral. Einfach „irgendetwas“ zu tun, bringt meistens nämlich nichts. Geht die folgenden 2 Punkte durch und filtert so die wichtigsten Angriffspunkte heraus. Damit setzt ihr den Maßstab für eure HR-Prozessoptimierung und stellt sicher, dass ihr euch nicht mitten im Prozess ausersehen verheddert.
  
  

2. Strukturierung der aktuellen HR-Tasks

• Wie bereits angesprochen, zahlen Punkt 2 und 3 dieser Schritte auf Punkt 1 ein.
  Nicht jede Aufgabe in der HR hat direkt mit Mitarbeiter:innen, logisch. Darum solltet ihr erst einmal strukturieren, was ihr eigentlich den ganzen Tag so macht. Klingt simpel, ist es aber oft nicht. Gerade in größeren Unternehmen, sollte so ein Überblick sogar halbjährlich erstellt werden, um festzuhalten, dass jeder Schritt, der täglich gegangen wird, auch tatsächlich angebracht und sinnvoll ist.
• Zudem solltet ihr hier den Umfang der jeweiligen HR-Tasks sowie deren Stellenwert definieren. Damit ihr einen Überblick über den jeweiligen Aufwand habt. Letzteres zahlt sich übrigens auch noch an einer weiteren Stelle aus: So könnt ihr den Workload auf euch verschiedene HRler:innen besser verteilen und insgesamt glücklicher arbeiten. Ein Win für das Unternehmen und ein Win für euch persönlich.
  
  

3. Erstellen von KPIs

• KPIs sind vor allem aus dem (Performance) Marketing bekannt, spielen hier aber eine ebenso große Rolle. „KPIs“ sind nämlich schlicht „Key Performance Indicators“. Also Kennzahlen, die die Performance in erster Linie beschreiben, bzw. deren Erfolg oder Misserfolg.
• „KPIs“ existieren zudem nicht einfach, ihr müsst sie für euch selbst definieren. Haltet also zunächst fest, welche Werte ihr messen wollt und könnt, um auf deren Basis dann erst einmal die bestehenden Aufgaben und HR-Prozesse zu überprüfen. Danach setzt ihr euch Ziele für die HR-Prozessoptimierung und messt deren Auswirkungen mit euren KPIs immer wieder.
• So erhaltet ihr nach und nach detaillierten Einblick in die Sinnhaftigkeit einzelner Maßnahmen – datengestützt und fundiert. Darauf könnt ihr dann wiederum die nächsten Schritte ableiten.
  
  

4. Automatisierung wiederkehrender, trivialer Vorgänge

• Eines der wichtigsten Teile der HR-Prozessoptimierung, ist die Automatisierung. Es gibt immer Aufgaben, die zwar erledigt, nicht aber von einem Menschen bearbeitet werden müssen.
  Bestimmte Reports, Fortschritte in Roadmaps, interne Mitteilungen: All das lässt sich perfekt durch E-Mail- und Projektmanagementtools wie Asana in automatisierte HR-Prozesse packen. Der Vorteil: Weniger Stress und mehr Zeit für euch, schnellere Kommunikation und mehr Erfolg für euer Unternehmen.
  
  

5. Software-Möglichkeiten einbeziehen

• Und zu guter Letzt, wie schon in Punkt 4 angerissen: Tools. Software. Auch, wenn diese natürlich wieder Geld kostet – am Ende werdet ihr dadurch Geld sparen. Denn was viele in der HR-Prozessoptimierung übersehen, ist, dass längere Zeit gebundene Mitarbeiter:innen die wahrscheinlich höchsten Kosten verursachen.
• Und genau das lässt sich durch Tools verhindern. Schaut euch daher nach Schritt 1 bis 4 eine Auswahl an Tools für HR-Prozesse an und filtert die besten heraus. Am Ende werdet ihr euch dadurch Zeit, Geld und eine Menge Stress sparen.

Fazit

Wer nun also noch glaubt, die HR-Prozessoptimierung sei ein Zuckerschlecken, liegt offensichtlich falsch. Wer diese deswegen aber unterlässt, begeht einen noch viel größeren Fehler. Die HR-Prozessoptimierung bietet größtes Potenzial für Kosteneinsparung, Stressreduktion und langfristig bessere HR-Arbeit.

Und eigentlich müsst ihr ja nur noch unsere 5 Schritt befolgen – dann kann gar nicht mehr so viel schiefgehen. Jetzt heißt es nur noch: Viel Spaß bei eurer HR-Prozessoptimierung!

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