Wie umgehen mit der Firmen-WhatsApp-Gruppe?

Die Firmen-WhatsApp-Gruppe gehört mittlerweile einfach dazu. Egal, wofür sie genau oder ob sie überhaupt genutzt wird: darum herumkommt kein Unternehmen mehr.
Der Messenger WhatsApp ist seit Jahren das digitale Kommunikationsmedium unserer Zeit. Dabei werden immer wieder Datenschutz und Sicherheit laut bemängelt – aber auch größtenteils von den User:innen ignoriert.

Ein Phänomen unserer Zeit? Vielleicht. Immerhin finden ja auch ständig neue Amazon Alexas ihren Platz in deutsche Wohnzimmern.
Laut einer Statistik des Statista Research Departments nutzen über 2 Milliarden Menschen WhatsApp. Privat und beruflich. Das Smartphone ist den ganzen Tag in der Tasche und wird auch gerne während der Arbeitszeit herausgeholt. Prinzipiell kein Problem. Die extrem ablenkende Wirkung insbesondere von WhatsApp, beispielsweise beim Aufploppen von Nachrichten, ist aber hinreichend bekannt.
Der Fokus kann dadurch sehr schnell verloren, die Konzentration flöten und damit der Erfolg des aktuellen Projekts gefährdet werden.

Die Firmen-WhatsApp-Gruppe stellt dabei noch einmal einen ganz speziellen Bereich dar. Denn so gern man sich im Beruf von privaten Nachrichten ablenken lässt, so anstrengend und teilweise sogar unverschämt erscheinen berufliche Nachrichten in privater Atmosphäre.
Kein ganz ausgeglichenes Verhältnis.

Wie aber sollt ihr denn dann mit der Firmen-WhatsApp-Gruppe umgehen?
Braucht es klare Regeln, wenn ja: welche? Und welche Vor- und Nachteile haben diese Firmen-WhatsApp-Gruppen überhaupt?

Die 2 Arten der Firmen-WhatsApp-Gruppen

Zwischen Memes und echter Arbeit

Natürlich ist nicht jede Firmen-WhatsApp-Gruppe gleich. Eben genauso, wie nicht jedes Unternehmen gleich ist.
Daher unterscheiden sich auch die WhatsApp-Gruppen enorm voneinander. Im Wesentlichen existieren zwei Arten:

1. Die professionelle Gruppe
   Hier wird vor allem über Arbeit gesprochen, diskutiert, Abläufe organisiert. Es geht um Meeting-Zeiten, um unbeantwortete Mails und anderen Kleinkram.
   Und weil das Handy eben immer dabei ist, auch gerne mal nach der eigentlichen Arbeitszeit.
   
   
2. Die Meme-Gruppe
   Diese WhatsApp-Gruppe hat deutlich weniger mit tatsächlicher Arbeit zu tun.
   Auch, wenn Inhalte aus dem Berufsalltag eine Rolle spielen können, steht hier der Spaß im Vordergrund. Memes werden erstellt und geteilt, Späße gemacht und sich schlicht privat ausgetauscht.
   Es gibt keinen Druck von irgendeiner Arbeitgeber:innen-Seite und man ärgert sich nicht oder höchstens selten über Nachrichten nach der regulären Arbeitszeit.
   

Braucht es Regeln?

Die Vor- und Nachteile einer Firmen-WhatsApp-Gruppe

Bei Ticketsprinter haben wir auch Firmen-WhatsApp-Gruppen: eine vom ersten Schlag und eine vom zweiten.
Allerdings gibt es hier klare Regeln. In der Meme-Gruppe dürfen lediglich witzige Inhalte geteilt werden. Memes, auch mal über unseren Geschäftsführer Jascha Sombrutzki sind nicht nur erlaubt, sondern ausdrücklich gewünscht. So kann der Arbeitsalltag vor, während und nach der Arbeitszeit perfekt versüßt werden.
Anders sieht es bei der anderen Gruppe aus. Hier spielen Memes eher eine untergeordnete Rolle, Regeln dafür eine noch größere.
Keine Nachrichten zum operativen Geschäft, niemals, schon gar nicht nach der regulären Arbeitszeit. Lediglich Events werden hierüber organisiert, Fotos danach ausgetauscht.
Darum ist hier auch eher weniger los. Aber das ist okay.

Denn Regeln sind auch für eure Firmen-WhatsApp-Gruppe absolut notwendig.
Nachrichten nach der Arbeitszeit sind an sich schon einmal nicht gerade angenehm, ganz besonders, wenn man gerade mitten im Filmabend mit der Familie sitzt und plötzlich nur noch am Handy hängen soll, weil das Meeting am nächsten Tag um 15 Minuten verschoben wurde. Wenn dann nicht sofort geantwortet wird, ist das Geschrei groß. Etwas drastisch formuliert, dennoch trifft es den Kern der Sache.
Diese Erwartungshaltung der immerwährenden Erreichbarkeit ist neu – und wird von vielen Menschen als absolut unverschämt, störend wahrgenommen.
Aber wie auch nicht? Immerhin verbringt man schon so einen wahnsinnig großen Teil des Tages bei der Arbeit; da möchten viele Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen wenigstens im privaten Bereich nicht behelligt werden.

Also, braucht es Regeln?
Definitiv. Ohne Regeln ist die Firmen-WhatsApp-Gruppe keine Kommunikationserleichterung, sondern allenfalls ein nerviger Klotz am Bein, der zu ernsthaften Streitereien im Team führen kann.
Nicht gerade das Teambuilding, das ihr euch mit Sicherheit auch wünscht.

Und damit ihr eure Firmen-WhatsApp-Gruppe auch richtig nutzen könnt, haben wir hier einige Tipps für euch.

5 Tipps für eure Firmen-WhatsApp-Gruppe

Kommunikatives Teambuilding ist das Ziel, nicht noch mehr Absprachen!

1. Legt klar fest, was in welcher Firmen-WhatsApp-Gruppe besprochen werden darf.
   So werden Missverständnisse vermieden.
2. Wenn operative Inhalte erlaubt sind: Legt klar fest, wann hier Nachrichten geschrieben werden dürfen. Mit einem Zeitfenster verhindert ihr den auf Dauer unglaublich großen Druck der ständigen Erreichbarkeit.
   Der ist übrigens ein häufiger Mit-Verursacher von Burn-out.
3. Bezieht alle Mitarbeiter:innen mit ein, die miteinbezogen werden möchten – und lasst alle anderen dann auch in Ruhe. Nicht jede:r Mitarbeiter:in möchte in dem Messenger in eine Firmen-WhatsApp-Gruppe. Und das ist okay. Ein Zwang sollte nicht bestehen.
   Sorgt deshalb dafür, dass dort besprochene Informationen auch noch auf anderem Wege verfügbar gemacht werden, bspw. über das Intranet. 
4. Schließt aber niemals jemanden aus! Besonders neuen Mitarbeiter:innen kann recht einfach durch die Firmen-WhatsApp-Gruppe ein Zugehörigkeitsgefühl vermittelt werden.
5. Und zu guter Letzt: Spät zu antworten, ist okay. In unserer Arbeitswelt existieren mittlerweile einige Messenger. Immer alle gleichzeitig zu bedienen, ist manchmal wirklich schwierig.
   Darum muss vorab festgelegt werden, dass es absolut in Ordnung ist erst spät zu antworten.
   Immerhin ist es eine Firmen-WhatsApp-Gruppe, da sollte die Arbeit für die Firma dann doch noch Vorrang haben.

Und als kleiner Bonus: Formuliert all eure Regeln und kopiert sie in die Gruppen-Beschreibung.
So weiß sofort jede:r Teilnehmer:in Bescheid und Missverständnisse werden abermals vermieden.

Fazit

Eine Firmen-WhatsApp-Gruppe kann durchaus nützlich sein. Weihnachtsfeiern, Jubiläen und andere Team-Events können einfach und schnell organisiert werden.
Auch lockern Firmen-WhatsApp-Gruppen der zweiten Art die Atmosphäre untereinander ein wenig auf und bringen das ein oder andere Grinsen auf die Gesichter aller Mitarbeiter:innen.
Regeln sind dabei aber enorm wichtig – ansonsten geht das Projekt nach hinten los.

Also, ihr wollt eine Firmen-WhatsApp-Gruppe? Dann beachtet unsere Tipps und kommuniziert offen. Einfach, damit sich jede:r eurer Mitarbeiter:innen wohlfühlt.
Und das ist doch das Ziel, oder?

Ihr wollt euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun, wisst aber nicht, wo ihr anfangen sollt? Mit Benefits.me erhaltet ihr die besten Benefits für eure Mitarbeiter:innen!