Die 3 besten Tools für internes Management im Onboarding

Das Onboarding als Erfolgsfaktor? Bei vielen Unternehmen leider immer noch nicht auf dem Schirm. Noch verwenden zu wenige Unternehmen Zeit für eine ordentliche Einarbeitung.

Das Onboarding ist der Prozess der Integration neuer Mitarbeiter:innen in den Arbeitsalltag eurer Firma. Dabei stehen verschiedenste Aufgaben an – eine aber ist zentraler als alle anderen: die neuen Mitarbeiter:innen auf denselben Wissensstand zu bringen, wie das bestehende Team.

Kenntnisse über diverse Tools, Spezialwissen, Best Practices – das alles kann nicht vorausgesetzt werden. Arbeitet man die neuen Mitarbeiter:innen nun aber einzeln und persönlich in alle Prozesse ein, dauert das Onboarding Monate und bindet extrem viele Kapazitäten. 

Die Lösung: Ein Tool für euer internes Management. Ein Unternehmenswiki als Orientierung für alte und neue Mitarbeiter:innen und als Geheimwaffe im Onboardingprozess.

Was ist ein „Wiki“, was sollte euer Wiki können, was bringt dieses Wiki jetzt genau für euren Onboardingprozess und welche Tools sind die besten? Einfach weiterlesen!

Was ist ein Unternehmenswiki?

Ein Unternehmenswiki ist zunächst einmal eine interne Wissensdatenbank für alles Mögliche: Bedienungsanleitungen für neue und alte Tools in Buchhaltung, Marketing und Vertrieb, Lösungen für komplizierte Probleme und vor allem ganz einfach das gesammelte Wissen aller ehemaligen und aktuellen Mitarbeiter:innen. Sprich, ein Unternehmenswiki ist zugleich Spickzettel und Fortbildungsprogramm für eure Mitarbeiter:innen aus allen Bereichen.

Zudem fördert ihr so das Verständnis der unterschiedlichen Abteilungen für die Problemstellungen der anderen – womit Streitigkeiten aus der Welt geschafft werden.

Dabei bekommt jede:r Mitarbeiter:in Zugang zu dem Wiki – neuere oder weniger erfahrenere Mitarbeiter:innen können damit vom Wissen der „Buddys“, erfahreneren Mitarbeiter:innen, profitieren. So bekommt ihr euer gesamtes Unternehmen in kürzester Zeit sowie nachhaltig auf denselben Wissensstand und schafft euch selbst eine Art Handbuch für den Firmenalltag. Teamspirit trifft Know-how-Power.

Und auch unser Mitgründer und Geschäftsführer Jascha Sombrutzki ist von internem Management mittels eines Unternehmenswiki überzeugt: Jascha hält eine saubere Dokumentation in Bezug auf das Wachstum eines Unternehmens für unerlässlich – es dürfen sich keine „Wissensinseln“ bilden. Wenn einzelne Mitarbeiter:innen Wissen exklusiv halten, verlangsamt das die internen Prozesse nämlich unheimlich!

Und auch wir mussten bereits schmerzlich lernen, dass schlechte eine Dokumentation einem schnellen wie unkomplizierten Onboarding im Weg stehen. Deswegen nutzen wir jetzt MediaWiki für unser internes Wissensmanagement. Aktive Mitgestaltung aller Mitarbeiter:innen, attraktive Wissensdatenbank und Verhinderung besagter Wissensinseln.

Was sollte euer Unternehmenswiki beinhalten?

An erster Stelle steht bei eurem Unternehmenswiki natürlich ein visueller Texteditor – wie soll sonst das Wissen transportiert werden? Daran anknüpfend ein attraktives Design; immerhin soll die Benutzung, das Weiterbilden Spaß machen!

Diese beiden Punkte sind die Grundlage für erfolgreiches internes Management und folgend erfolgreiches Onboarding. Dazu eine Suchfunktion (= STRG + F), wodurch die Suche nach der fehlenden Information massiv vereinfacht wird.

Ergänzt von einem Rechtemanagement, sprich der Verteilung von Lese- und Bearbeitungsrechten für einzelne Mitarbeiter:innen sowie einer API für etwaige Zusammenarbeiten mit weiteren Management-Systemen kann das Wiki schon die wichtigsten Aufgaben übernehmen. Zudem sollte eine Exportfunktion für die einzelnen Inhalte bestehen und im besten Fall eine Kommentarfunktion – so können Inhalte ergänzt, aktualisiert oder mit Fragen präzisiert werden.

Jetzt wisst ihr, was eine Unternehmenswiki ist und was ihr bestenfalls bei der Auswahl eures Tools beachten solltet. Aber welche Tools gibt es überhaupt und was genau bringt dieses Unternehmenswiki denn jetzt für euren Onboardingprozess?

Das sind die 3 besten Tools, um euer internes Wissen festzuhalten

1. Jira

• Hier können Aufgaben geplant wie verfolgt werden; ihr könnt zudem Berichte erstellen und so beispielsweise Best Practices für bestimmte Herausforderungen festhalten.

2. Loom

• Loom ist eine Software, mit der ihr jedwede Informationen schnell und einfach teilen können – und zwar per Video. Gerade innerhalb der angesprochenen Dezentralität geht auf diese Weise der persönliche Touch nicht verloren.

3. Confluence

• Verteilung sowie gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben und Erstellen von Dokumenten dank knapp 3 000 zu integrierender Apps. Vor allem in Verbindung von Remote Work ein wichtiges Tool für das interne Management!

Was bringt ein Unternehmenswiki für euer Onboarding?

1. Schnelle Einarbeitung in bestehende Abläufe

• Intern wichtige Tools, feste Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten: Diese Säulen effektiven Arbeitens allen neuen Mitarbeiter:innen einzeln zu erklären, kostet unheimlich viel Zeit und bündelt wertvolle Kapazitäten. Mit einem Unternehmenswiki lassen sich eben diese Informationen für die Ewigkeit festhalten und einfach als Dokumente zur Verfügung stellen. Durch die Kommentar- / Fragefunktion stirbt die persönliche Einarbeitung dennoch nicht aus. Das Onboarding wird dadurch also massivst vereinfacht.

2. Best Practices aus dem Unternehmen

• Jedes Unternehmen hat Strategien und Best Practices, wie es an bestimmte Problemstellungen und Herausforderungen herangeht. Von diesen wüssten neue Mitarbeiter:innen aber nichts, wenn es nirgendwo geschrieben steht. Auch hier hilft das Unternehmenswiki: Zentral sind alle wichtigen Best Practices niedergeschrieben und können bei Bedarf herausgesucht, angewendet werden.

3. Mehr Effektivität und Effizienz

• Die ersten beiden Vorteile ergeben den dritten; Steigerung von Effektivität und Effizienz im gesamten Unternehmen. Langwierige Fragenachrichten untereinander, unvollständige Informationen – alles Geschichte mit eurer Unternehmenswiki. So kann jede:r Mitarbeiter:in die eigenen Aufgaben präzise bearbeiten, ohne sich von unnötigen Komplikationen aufhalten lassen zu müssen.

4. Staudamm gegen die Mail-Flut

• Die E-Mail ist einer der größten Zeitfresser in jedem Unternehmen. Diese können vehement reduziert werden, indem praktische jede Frage mit einer Suche in dem Wiki beantwortet werden kann. Ein Tipp für die Praxis: Wenn euch bestimmte Fragen von Mitarbeiter:innen immer wieder erreichen, hilft es, diese Fragen in einem internem FAQ zu klären. Einmaliger Aufwand, ewiger Vorteil.

5. Wertekommunikation

• Ebenfalls in unserem Blog behandelt, halten wir die Kommunikation eurer Unternehmenswerte für enorm wichtig. Auch das ist innerhalb des Unternehmenswikis möglich. Erstellt ein oder mehrere Beiträge, in denen ihr alles Wichtige zu euren Unternehmenswerten festhaltet. Bei Unsicherheiten kann folglich einfach kurz nachgeschaut werden. Auch die Geschichte des Unternehmens könnte hier zum Beispiel einen Platz finden, zum Nachlesen für Interessierte.

6. Förderung dezentraler Strukturen

• Dezentralität wird insbesondere in der neuen Arbeitswelt mit Remote Work immer bedeutsamer. Durch euer Unternehmenswiki schafft ihr diese Dezentralität; alle Informationen zu internem Wissen sind zu jeder Zeit von jedem Standort aus verfügbar – für alle Mitarbeiter:innen!

7. Geballte Wissenspower im gesamten Team

• Auch hier kommen noch einmal die besagte „Wissensinseln“ zur Sprache: Zentralisierung ist nämlich auch bei Wissen ein Fehler. Im Optimalfall sind immer all eure Mitarbeiter:innen auf dem neuesten Stand. In der Realität kann dieser Zustand zwar lediglich näherungsweise erreicht werden, wird durch das Unternehmenswiki aber stark gefördert. Indem alle Informationen jederzeit für jede:n zur Verfügung stehen, können sich neue Infos auch schnellstmöglich verbreiten und alle lernen dazu. Auch lange Sicht ergibt das eine geballte Wissenspower im gesamten Team.

Unsere 5 Best Practices mit dem Unternehmenswiki: So funktioniert’s!

Wir bei Benefits.me nutzen nun schon seit längerer Zeit ein internes Unternehmenswiki. Und empfinden es als echten Gamechanger im Onboarding und als einfach zu bedienendes Tool für unser internes Wissensmanagement.

• Mitarbeiter:innen verfassen Beiträge selbst

  Weil sich nun mal jede:r im eigenen Bereich am besten auskennt, ermutigt eure Mitarbeiter:innen selbst ihr Wissen weiterzugeben und führt das Verfassen von Wikibeiträgen direkt im Onboarding als festen Bestandteil des Aufgabenfelds ein.
  
  

• Aufbau gleich halten

  Für mehr Übersichtlichkeit gibt es bestimmte Vorgaben, wie eure Beiträge aufgebaut sind. So findet jede:r Mitarbeiter:in schnell die benötigten Informationen.
  
  

• Unternehmen kennenlernen

  Im Onboarding liest sich jede:r neue:r Mitarbeiter:in einmal das Unternehmenswiki durch – auch von den anderen Abteilungen, um einen guten Überblick über die Zusammenarbeit im Unternehmen zu bekommen. Daraus ergibt sich meist auch, wer bei welchem Thema die richtige Ansprechperson ist. 
  
  

• Allgemeine und wiederkehrende Fragen festhalten

  Wenn wir merken, dass sich bestimmte Fragen immer wiederholen, werden sie schnell in unserem Wiki festgehalten. Das spart einzelnen Mitarbeiter:innen die Zeit, es immer wieder und wieder erklären zu müssen.
  
  

• Offboarding

  Wer bei uns das Unternehmen verlässt oder intern die Stelle wechselt, hält noch einmal das Wichtigste fest, überprüft die Beiträge auf Richtigkeit und aktualisiert sie und hält die Zugänge zu Programmen fest. So geht nichts verloren!

Fazit

Ihr seht: Ein Unternehmenswiki macht auch euer Leben um einiges einfacher – und das Leben eurer neuen Mitarbeiter:innen erst recht, insbesondere im Onboarding. Der größte Vorteil ist dabei schlicht die Zentralität aller Inhalte, auf die alle jederzeit zugreifen können. Kein langes Suchen, sondern blitzschnell alle Informationen per Stichwortsuche. Das spart zeitliche und personelle Ressourcen. 

Internes Management ist kein neumodischer Quatsch; interne Tools zur Zusammenarbeit bilden den Kern interner Mitarbeiter:innen-Strategien. Die besten Tools und unsere persönlichen Tipps haben wir euch vorgestellt, nun ist es an euch, eure gesammelte Wissenspower in eurem neuen Unternehmenswiki zu vereinen!

Ihr wollt euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun, wisst aber nicht, wo ihr anfangen sollt? Mit Benefits.me erhaltet ihr die besten Benefits für eure Mitarbeiter:innen!