Den Talentpool sauber halten: Strategien & Tools für Personaler:innen

Es wird immer schwieriger, geeignete Fachkräfte zu finden. In der aktuellen Umfrage der DIHK (Deutsche Industrie- und Handelskammer) geben über die Hälfte der 22.000 befragten Unternehmen an, ihre offenen Stellen nicht besetzen zu können. Dieses Problem scheint sich durch alle Branchen und Bereiche zu ziehen; Fachkräftemangel gibt es an allen Ecken und Enden. Für Personaler:innen eine große Herausforderung, schließlich fällt es in ihr Aufgabengebiet, passende Bewerber:innen für das Unternehmen zu rekrutieren. Oftmals reicht es eben nicht mehr, auf passende Bewerbungen zu warten – man muss sich aktiv auf die Suche begeben. Dabei ist ein gut aufgebauter und sortierter Talentpool (auch Bewerberpool) unabdingbar.

Ein Talentpool bezeichnet eine Datenbank, in der Personaler:innen die Profile und Kontaktdaten von potenziellen Bewerber:innen verwalten können. Diese erleichtert die Arbeit im aktiven Recruiting und kann dabei helfen, schneller und effizienter offene Stellen zu besetzen. 

Deshalb zeigen wir euch heute 3 Strategien, wie ihr euren Talentpool aufbauen, verwalten und für euch nutzen könnt sowie hilfreiche (Software-)Tools. Also zögert nicht, einen eigenen Talentpool aufzubauen. Wir zeigen euch, wie das geht und versprechen euch, es wird sich lohnen. Also, unbedingt weiterlesen!

3 Strategien für einen sauberen Talentpool:

Strategie 1: Aufbau von Beziehungen und Netzwerken

Bevor wir uns darum kümmern, wie ihr euren Talentpool am besten verwaltet, müsst ihr natürlich erst einmal passende Kandidat:innen darin aufnehmen. Der klassische Weg – den wir sicherlich alle kennen – ist der hier: “Leider haben wir die Stelle anderweitig besetzt, mit Ihrem Einverständnis behalten wir aber gerne Ihre Daten und melden uns bei Ihnen, wenn eine passende Stelle frei wird.” Manchmal ist es eben so, dass Bewerber:innen einen tollen Eindruck im Gespräch hinterlassen und gut ins Unternehmen passen würden, vielleicht aber nicht zu der gerade zu besetzenden Stelle. Bewahrt daher (nach gegebenem Einverständnis) gerne die Kontaktdaten auf, sodass ihr gegebenenfalls darauf zurückkommen könnt. Damit spart ihr euch vielleicht einmal Zeit- und Einstellungskosten.

Verzichtet daher am besten auf vorgefertigte und unpersönliche Absagentemplates. Eine persönliche Absage (beispielsweise telefonische) Absage schafft ein positiveres Bewerbererlebnis und ihr hinterlasst als Unternehmen einen besseren Eindruck. Behaltet eine positive Verbindung zu euren Bewerber:innen und lasst den oben genannten Satz vor allem nicht zu einem leeren Versprechen werden (aber dazu mehr in Strategie 2). 

Weitere Möglichkeiten, neue Talente zu finden, sind Branchenveranstaltungen, Netzwerktreffen oder Fach- und Karrieremessen. Aber auch die Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen kann sich für euch lohnen. Ein weiterer Punkt, den ihr auf keinen Fall mehr vernachlässigen solltet, ist Social Media. Plattformen wie LinkedIn oder Xing sind schließlich gedacht dafür, neue Bewerber:innen zu finden. 

Strategie 2: Aktive Kandidatenpflege

Kommen wir nun zu dem Punkt, keine leeren Versprechungen zu machen. Euer frisch aufgebauter Talentpool soll nämlich nicht einfach nur aus allen möglichen gesammelten Kontaktdaten bestehen, er möchte von euch regelmäßig gepflegt werden. Ihr stärkt eure Employer Brand, wenn ihr die Kontakte in eurem Pool auch wirklich über neue Stellenausschreibungen informiert und mit ihnen in Kontakt bleibt. Meldet ihr euch nicht mehr, werdet ihr leider schnell in Vergessenheit geraten und ihr wirkt unauthentisch. 

Baut ihr hingegen eine wirklich persönliche Beziehung auf, steigert ihr die Wahrscheinlichkeit auf spätere Bewerbungen, denn die Kandidat:innen werden euch als sympathisch, vertrauenswürdig und engagiert empfinden. Eventuell empfehlen sie euch sogar an ihre eigenen Kontakte weiter. Dadurch erhaltet ihr einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt gegenüber anderen Unternehmen – ein wichtiger Aspekt im aktuellen Fachkräftemangel.

Zudem seid ihr immer informiert. Ihr behaltet einen guten Blick über den aktuellen Bewerbermarkt und bekommt gegebenenfalls sogar hilfreiche Tipps, wie ihr eure Stellenausschreibungen verbessern könnt oder welche Punkte die Talente vermissen. Gleichzeitig bekommt ihr auch für euch interessante Veränderungen einzelner Kandidat:innen mit, zum Beispiel wenn diese sich weiterbilden oder wieder auf Jobsuche sind. So könnt ihr schnell reagieren und passende Stellenangebote direkt weiterleiten. Aber auch andersherum verspricht eine aktive Kandidatenpflege eine schnellere Reaktionszeit vonseiten der Bewerber:innen. Sehen sie eine Stellenausschreibung eures Unternehmens, wissen sie schließlich bereits, um wen es geht und ob die Stelle für sie interessant und geeignet ist. Die Qualität der ankommenden Bewerbungen kann sich verbessern und ihr könnt die Zeit des Einstellungsprozesses verkürzen. Das spart Zeit und Geld. 

Strategie 3: Daten bereinigen, aktualisieren und segmentieren

Strategie 2 setzt voraus, dass ihr euren Talentpool immer auf dem neuesten Stand haltet. Schließlich könnt ihr eure Kandidat:innen nur erreichen, wenn ihr über die aktuellen Kontaktdaten verfügt. Bereinigt euren Talentpool also regelmäßig, indem ihr die Daten auf ihre Aktualität überprüft und wenn notwendig aktualisiert. Heute ist es einfacher denn je, beispielsweise über Social Media-Plattformen up to date zu bleiben. Inaktive Kontakte oder unpassende Kandidat:innen solltet ihr aussortieren, um die Qualität eures Talentpools zu verbessern. 

Besonders hilfreich ist es, wenn ihr euren Talentpool segmentiert. Sortiert eure Kontakte entsprechend nach ihren Fähigkeiten, Erfahrungen oder Unternehmensabteilungen. So behaltet ihr einen besseren Überblick, welcher Charakter wofür geeignet ist und spart euch im Falle einer offenen Stelle Zeit, denn ihr wisst ja nun genau, wen ihr dafür ansprechen müsst. Kleinere Gruppen steigern die Qualität eher, als eine undurchsichtige Ansammlung an Kontaktdaten. So müsst ihr euch nicht jedes Mal aufs Neue durch die Profile klicken, um herauszufinden, aus welchem Grund diese oder jene Person eigentlich nochmal in eurem Talentpool ist und in welchem Falle ihr sie eigentlich kontaktieren wolltet. Einmal Aufwand, lange Gewinn.

Tipps & (Software-)Tools:
So verbessert ihr euer Recruiting

• Nutzt CRM- oder ATS-Systeme: Es gibt viele Tools, die euch dabei helfen, den Überblick über euren Talentpool zu behalten. ATS-Syteme (Applicant Tracking System, deutsch: Bewerber-Tracking-System) sind dafür besonders geeignet, ihr könnt aber auch CRM-Systeme (Customer-Relationship-Management-System, deutsch: Kundenbeziehungsmanagement-System) für euch nutzen. Ihr solltet aber in jedem Fall eine passende Software nutzen, um eure Datenbank anzulegen.
  
  Beispiele für bei Personaler:innen beliebte Systeme, die ihr in Deutschland nutzen könnt, sind softgarden, Personio, greenhouse oder recruitee. Es gibt unzählige Systeme, die ihr für eure Arbeit verwenden könnt. Welches System sich am besten für euch eignet, ist abhängig von der Branche und Größe eures Unternehmens, aber auch euren persönlichen Vorlieben und Anforderungen. Um herauszufinden, welches System am besten zu euch passt, vergleicht am besten verschiedene Systeme miteinander, fragt andere Personaler:innen nach ihren Erfahrungen und fordert kostenlose Demos an. 
  
  
• Verwendet E-Mail-Marketing-Tools: Viele der genannten CRM- oder ATS-Systeme verfügen über ein E-Mail-Marketing-Tool. Mithilfe von automatisierten E-Mail-Kampagnen könnt ihr relevante Informationen wie neue Stellenangebote oder Unternehmensupdates an die Kandidat:innen eures Talentpools senden. Wenn ihr euren Talentpool vorher segmentiert habt, erstellt am besten separate E-Mail-Kampagnen, sodass die Informationen angepasst sind.
  
  Damit eure E-Mails erfolgreich sind, sprecht eure Kandidat:innen persönlich an. Ihr habt die Möglichkeit, Personalisierungsfelder in die Vorlagen einzubauen. Dort könnt ihr neben dem Namen der Person weitere individuelle Punkte einbauen. Ein kurzer Blick aufs Profil genügt meist bereits, um eurer Nachricht eine persönliche Note zu verleihen. So gebt ihr euren Talenten das Gefühl, dass ihr euch wirklich mit ihnen beschäftigt habt und sie nicht nur eine von vielen Copy&Paste-Nachrichten erhalten.
  
  
• Bewertet eure Vorstellungsgespräche: Standardisierte Bewertungsbögen bieten eine gute Vergleichsmöglichkeit. Erstellt eine einheitliche Vorlage und wendet diese bei Bewerber:innen an, denen ihr nach einem Gespräch absagen müsst, sie aber in euren Talentpool aufnehmen wollt. So vergesst ihr später nicht, welche Punkte euch beim Kennenlernen besonders aufgefallen sind. Vermerkt die Stärken, in denen ihr besonderes Potenzial für zukünftige Stellenangebote seht. 

Fazit

Über einen gut aufgebauten und gepflegten Talentpool zu verfügen, ist ein echtes Must-have für jede:n Personaler:in. Gerade in der Zeit des Fachkräftemangels ist es wichtig, aktiv auf passende Kandidat:innen zuzugehen und das eigene Netzwerk zu vergrößern. Die passende Software hilft euch dabei, den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen. Mit unseren Strategien und Tipps habt ihr nun eine gute Grundlage, um euren eigenen Talentpool aufzubauen und ihn zu verbessern. Also los, worauf wartet ihr noch? Auf dieses Recruiting-Tool solltet ihr auf keinen Fall verzichten!

Ihr wollt euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun, wisst aber nicht, wo ihr anfangen sollt? Mit Benefits.me erhaltet ihr die besten Benefits für eure Mitarbeiter:innen!