Das Intranet ist konstanter Begleiter in vielen Unternehmen. Wie aber wird es wirklich zum Erfolg? Und wie baut man es überhaupt auf?
Heute geht es um das Intranet. Was aber ist ein Intranet?
Wie der Name schon sagt, weist es durchaus diverse Ähnlichkeiten zum bekannten „Internet“ auf.
Dabei ist es allerdings unternehmensintern und nur für die Mitarbeiter:innen einseh- und nutzbar.
Das Intranet kann ganz verschieden verwendet werden. Als internes Wiki zum Beispiel.
So machen wir bei Benefits.me das nämlich. Der geballte Schatz an Wissen sicher verwahrt und für jede:n Mitarbeiter:in zugänglich, im Intranet.
Aber auch uns stellen sich dazu immer wieder Fragen:
Macht Remote Work ein Intranet unabdingbar? Wie baut man ein Intranet auf?
Und was ist nötig, damit das Intranet auch genutzt wird und es nicht nur ins Leere läuft, schlicht existiert?
Immer wieder reden wir hier für euch über Remote Work.
Remote Work bedeutet auch, dass nicht jede:r Mitarbeiter:in zu jeder Zeit an Coachings und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten vor Ort teilnehmen kann. Neues Wissen, Einführungen in neue Software und vieles mehr muss also entweder doppelt erklärt (einmal Mitarbeiter:innen vor Ort und einmal Mitarbeiter:innen remote), als Video aufgezeichnet oder einzeln per Mail verschickt werden. Auch Erfahrungen oder Problemlösungen, die mehreren Mitarbeiter:innen helfen, müssen den remote Teams extra geschickt werden und können eben nicht beim Mittagstisch diskutiert werden.
Was hier Abhilfe schafft, habt ihr wahrscheinlich schon erraten: das Intranet natürlich.
Im Intranet kann alles Wissen gesammelt und so allen Mitarbeiter:innen standortunabhängig zur Verfügung gestellt werden. So können auch Eventankündigungen oder wichtige Meldungen nicht extra per Mail verschickt werden, sondern können ganz einfach im Intranet als kleines Pop-up erscheinen.
Zusammengefasst: Nein, Remote Work macht ein Intranet nicht vollkommen unabdingbar. Dennoch vereinfacht das Intranet hier wahnsinnig viele Prozesse und spart allen Beteiligten einiges an Zeit.
Bevor ihr mit dem Aufbau eines eigenen Intranets startet, solltet ihr – wie bei absolut jedem wichtigen Projekt – eure Ziele festlegen:
Legt Prozesse fest, die für das Erreichen eurer Ziele nötig sind. Ein Konzept, das sowohl den groben Aufbau, die Relevanz des Designs und die inhaltlichen Kategorien festlegt. Ist das erledigt, könnt ihr euch nach einem geeigneten Tool umsehen.
Wichtig zu beachten: Das Tool sollte einen mobilen Zugriff gewährleisten. Gerade beim Stichwort Remote Work ist das nicht zu vernachlässigen!
Ein Intranet könnt ihr euch am besten wie ein eigenes, internes Social Network vorstellen, ein Massenmedium. Folglich funktioniert es nur, wenn alle sich beteiligen. Deswegen: Erfragt vorher (anonym) nach dem Bedarf bei den Mitarbeiter:innen.
Liefert dabei direkt eine Erklärung eurer Vision und des erwartenden Mehrwerts mit, um eine sinnvolle Antwort zu erhalten.
Bezieht Mitarbeiter:innen bei der Planung mit ein und lasst Meinungen und Interessen zu.
Das wichtigste aber ist die Kommunikation des Intranets und, dass es wirklich nur etwas bringt, wenn jede:r mitmacht. Sonst ist in dem cleveren Wiki schlicht kein Wissen, das abzugreifen wäre.
Und wenn es steht: Lasst es nicht einschlafen. Verändert es immer wieder positiv, nutzt es, kommuniziert es, passt das Design an den Zahn der Zeit an.
Das Intranet ist mit Sicherheit kein kleines Projekt, dass euch Budget- und Personalressourcen beim Aufbau kosten wird. Es kann aber – bei richtiger Handhabung – nachhaltig echte Gewinne bringen.
Dokumentiertes und geteiltes Wissen bringt alle Mitarbeiter:innen auf denselben Stand und sorgt so für ein ausgeglichen hohes Niveau. Ordentlich kommunizierte Events bringen Spaß und Teamspirit. Und digitaler Austausch bringt alle Mitarbeiter:innen noch ein bisschen weiter zusammen.
Ein Intranet kann beflügeln. Nutzt diese Kraft!
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