Das Intranet

Unabhängig vom öffentlichen Netz, echter Mehrwert für eure Mitarbeiter:innen und das gesammelte Know-how der vergangenen Jahre. So die Wunschvorstellung.
Das Intranet hat mittlerweile in jedes traditionell organisierte Unternehmen Einzug gehalten, sogar staatliche Einrichtungen und Organe wie die Polizei haben eins.
Wieso „sogar“? Weil diese Organe der meist schnellen digitalen Entwicklung nicht direkt zugewandt sind.
Darum soll es heute aber gar nicht gehen.

Heute geht es um das Intranet. Was aber ist ein Intranet?
Wie der Name schon sagt, weist es durchaus diverse Ähnlichkeiten zum bekannten „Internet“ auf.
Dabei ist es allerdings unternehmensintern und nicht für jede:n Ottonormalverbraucher:in einseh- und nutzbar.
Das Intranet kann ganz verschieden verwendet werden. So gibt es teilweise privat diskutierte Anliegen wie „Habe Katzenbabys, wer möchte?“ oder „gebrauchter Toaster“. In vielen Fällen ist aber zumindest mal der Wille da, es arbeitstechnisch sinnvoll zu nutzen. Als internes Wiki zum Beispiel.
So machen wir bei Ticketsprinter das nämlich. Der geballte Schatz an Wissen sicher verwahrt und für jede:n Mitarbeiter:in zugänglich, im Intranet.

Aber auch uns stellen sich dazu immer wieder Fragen:
Macht Remote Work ein Intranet unabdingbar?
Wie baut man ein Intranet auf?
Und was ist nötig, damit das Intranet auch genutzt wird und es nicht nur ins Leere läuft, schlicht existiert?

Macht Remote Work ein Intranet unabdingbar?

Oder auch: Die Bedeutung des Intranets für Remote Work

Immer wieder reden wir hier für euch über Remote Work.
Kurz und knapp zusammengefasst geht es hierbei darum, von überall auf der Welt zu arbeiten und maximale Flexibilität zu genießen. Mehr könnt ihr dazu übrigens in unserem Blog-Artikel lesen.
Remote Work bedeutet dadurch natürlich auch, dass nicht jede:r Mitarbeiter:in zu jeder Zeit an Coachings und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten vor Ort teilnehmen kann. Neues Wissen, Einführungen in neue Software und vieles mehr muss also entweder doppelt erklärt (einmal Mitarbeiter:innen vor Ort und einmal Mitarbeiter:innen remote) oder einzeln per Mail verschickt werden. Auch Erfahrungen oder Problemlösungen, die mehreren Mitarbeiter:innen helfen, müssen den remote Teams extra geschickt werden und können eben nicht beim Mittagstisch diskutiert werden.

Was hier Abhilfe schafft, habt ihr wahrscheinlich schon erraten. Ein Papierflieger.
Kleiner Scherz, das Intranet natürlich.
Im Intranet kann alles Wissen gesammelt und so jeder:jedem Mitarbeiter:in Standort-unabhängig zur Verfügung gestellt werden.
Auch müssen so Events und Meldungen, die jede:n interessieren, nicht extra per Mail verschickt werden, sondern können ganz einfach im Intranet als kleines Pop-up erscheinen.

Zusammengefasst: Nein, Remote Work macht Intranet nicht vollkommen unabdingbar. Dennoch vereinfacht das Intranet hier wahnsinnig viele Prozesse und spart allen Beteiligten einiges an Zeit.

Wie baut man ein Intranet auf?

Von Konzepten und Tools

Bevor ihr mit dem Aufbau eines eigenen Intranets startet, solltet ihr – wie bei absolut jedem wichtigen Projekt – eure Ziele festlegen.
Welche Funktion soll das Intranet bei euch erfüllen? Ein Austauschkanal für Mitarbeiter:innen samt Meme-Channel oder doch lieber modernes Wiki?

Egal, was dabei herauskommt: Legt Prozesse fest, die für das Erreichen eurer Ziele nötig sind.
Ein Konzept, das sowohl den groben Aufbau, die Relevanz des Designs und die inhaltlichen Kategorien festlegt. Ist das erledigt, könnt ihr euch nach einem geeigneten Tool umsehen.
Wichtig zu beachten: Das Tool sollte einen mobilen Zugriff gewährleisten. Gerade beim Stichwort Remote Work ist das nicht zu vernachlässigen!
Einige Beispiele?

1. Coyo
2. Stackfield
3. Beekeeper

Sucht euch ein Tool aus (es gibt noch mehr als diese drei) und erstellt euer Intranet.

Das ist die technische Seite, samt Konzeption.
Den wichtigsten Faktor aber haben wir bisher „vergessen“.
Eure Mitarbeiter:innen. Bezieht alle in diesen Prozess mit ein. Macht digitale Umfragen, anonym, sodass ihr wirklich ein aussagekräftiges, ehrliches Ergebnis bekommt.
Fragt, ob ein Intranet denn überhaupt gewünscht ist und wenn ja, welche Features es haben soll.
Fragt, welches Design sich gewünscht wird.
Sorgt einfach dafür, dass es sich für eure Mitarbeiter:innen gut anfühlt und nicht nach einer lästigen Neuerung der Neumodischkeit zuliebe.

Dann seid ihr den ersten Schritt für den folgenden Abschnitt schon einmal gegangen.

Wie wird euer Intranet zum Erfolg?

Fragen, vermitteln, verändern

Ein Intranet könnt ihr euch am besten wie ein eigenes, internes Social Network vorstellen, ein Massenmedium. Folglich funktioniert es nur, wenn wirklich alle mitziehen oder zumindest 90 %. Deswegen: Fragt vorher anonym nach dem Bedarf bei den Mitarbeiter:innen.
Aber nicht einfach „Intranet?“, sondern direkt mit der Erklärung, was eure Vision und Mission bei und mit diesem Intranet ist.

Sollte diese Umfrage positiv ausfallen, geht einen Schritt weiter. Bezieht alle Mitarbeiter:innen bei der Planung mit ein und lasst alle Meinungen und Interessen zu. Aussortieren kann man immer.
Und zu guter Letzt müsst ihr vermitteln, dass das Intranet – so schön es auch aussieht – wirklich nur etwas bringt, wenn jede:r mitmacht. Sonst ist in dem cleveren Wiki schlicht kein Wissen, das abzugreifen wäre.
Und wenn es steht: Lasst es nicht einschlafen. Verändert es immer wieder positiv, nutzt es, passt das Design an den Zahn der Zeit an. Auch beim Vertilgen von Arbeit isst das Auge mit.

Fazit

Wir sind gemeinsam einige Punkte durchgegangen, die das Intranet scheitern oder zum Erfolg werden lassen. Das Intranet ist mit Sicherheit kein kleines Projekt, es kann aber – bei richtiger Handhabung – echte Gewinne bringen.
Geteiltes Wissen bringt jede:n Mitarbeiter:in auf denselben Stand und sorgt so für ein ausgeglichen hohes Niveau. Geteilte Events bringen Spaß und Team-Spirit. Und der digitale Austausch bringt alle Mitarbeiter:innen noch ein bisschen weiter zusammen.
Ein Intranet kann beflügeln. Nutzt diese Kraft!

Ihr wollt euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun, wisst aber nicht, wo ihr anfangen sollt? Mit Benefits.me erhaltet ihr die besten Benefits für eure Mitarbeiter:innen!