5 Tipps, um Slack effizient zu nutzen

Slack – webbasierte Echtzeit-Kommunikation für moderne Unternehmer:innen.
In Deutschland hat es das Start-Up aus San Francisco ganz an die Spitze der Kommunikationstools geschafft und verbindet Projektmanagement, Marketing und Sales.
Ein echter Alleskönner.
Neben allen Vorteilen sieht allerdings praktisch jede:r Nutzer:in nach kurzer Zeit: Slack kann ziemlich viel Zeit kosten.

Nachrichten, Aufgaben, die plötzlich zeitlich verschoben, bearbeitet werden müssen und Druck.
Die Gefahr, in einen reaktionären Aktionismus zu verfallen ist groß, was das ganze Konzept – das ja eigentlich arbeitserleichternd wirken soll – ins Wanken bringt.
Nicht das Tool „Slack“ allein reicht aus, um effizienter zu arbeiten, auch der Umgang damit will gelernt sein.

Welche Probleme treten immer wieder mit Slack auf? Was sind Lösungen und wie arbeitet ihr und euer Team effizient mit dem Management-Tool?

Probleme mit Slack

Druck, Aktionismus und offene Kommunikation

Slack ist unter anderem dafür bekannt, dass darüber relativ einfach kommuniziert werden kann. Ein Medium, um innerhalb des Teams schnell zu chatten, ohne dabei das private WhatsApp verwenden zu müssen.
Aber genau hier kommen wir auch schon zum ersten Problem: Nachrichten.

Nachrichten lenken ab, sprengen gerne mal intensive Deep-Work-Phasen und bauen Druck auf.
Zum einen können so in kürzester Zeit Absprachen getroffen werden, die sonst vielleicht ein eigenes Meeting gebraucht hätten, Rückfragen und Verständnisschwierigkeiten werden rasch aus der Welt geschafft. Damit lauft ihr aber geradewegs in das Problem, das euch auch euer Handy bietet: ständige Benachrichtigungen und dieser hier jetzt schon so häufig angesprochene Druck.
Immer wieder ist zu beobachten, dass einige Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, sofort antworten zu müssen. Sprich, lieber innerhalb von 10 Sekunden antworten, als die Konzentration aufrechtzuerhalten und nach 20 Minuten oder gar nach einer Stunde zu antworten.

Die Folge? Ihr agiert nicht, steuert nicht selbst euren Arbeitsalltag, sondern reagiert lediglich.
Und gerade für Führungskräfte ist reaktiver Aktionismus fatal. Die Kontrolle über täglich ablaufende Prozesse entgleitet zu leicht und führt das komplette Projekt „Optimierung durch Slack“ ad absurdum.

Diese Probleme sind real, vielleicht sogar bei euch im Team immer wieder Thema, wenn auch nur unterschwellig.
Aber keine Sorge – dafür gibt es eine Lösung, bzw. fünf!

5 Tipps für Slack

Wie ihr mit Slack euren Arbeitsalltag revolutioniert

1. Notifications aus
   
   • Oder zumindest Stummschalten von einzelnen Slack-Kanalbenachrichtigungen. Für Kanäle, die für euch oder eure Teammitglieder jeweils momentan nicht relevant sind, kann eine Stummschaltung eingerichtet werden. So erhaltet ihr ausschließlich die Nachrichten, die für euch auch wichtig sind. Wie das geht? Ihr geht auf den Channel (hier im Beispiel „#channelname”) und klickt auf das Zahnradsymbol oben rechts. Jetzt sollten sich die Einstellungen öffnen. Nur noch auf „Mute #channelname“ klicken und der Kanal ist stummgeschaltet. 
   • Ihr wollt doch lieber so richtig in die Deep-Work-Phasen eintauchen und gar keine Nachrichten mehr angezeigt bekommen? Dann klickt einfach auf die Glocke oben links und schaltet Slack stumm. So erhaltet ihr euch die maximale Konzentration, werdet nicht aus euren Prozessen gerissen und seid trotzdem jederzeit up to date!
     
     
2. Klare Regeln für das Versenden von Nachrichten
   • Slack soll die Arbeit erleichtern, nicht als Ersatz für vorher aussortierte sinnlose Meetings herhalten. Effizienz ist in unserer schnelllebigen Zeit das A&O um wirklich voranzukommen – da sind unnötige Nachrichten hoffentlich eine Ausnahme. Daher empfehlen wir klare Regeln für die Inhalte von Nachrichten. Es sollte immer festgelegt sein, dass Nachrichten wirklich für den:die Mitarbeiter:in relevant sind und dies auch von den Beteiligten überprüft wird.
     So werden Störungen und Unterbrechungen, die eigentlich warten könnten, vermieden.
   • Als kleine Orientierung stellt euch folgende drei Fragen:
     Muss diese Nachricht jetzt beantwortet werden oder geht das auch noch in einer Stunde?
     Ist das der:die richtige Ansprechpartner:in?
     Wie viel Zeit des:der Kolleg:in nehme ich mit dieser Frage in Anspruch – gegebenenfalls: wie kann ich mein Anliegen umformulieren, um eine einfachere und präzisere Antwort zu bekommen?
     
     
3. Offene Kommunikation für weniger Druck
   • Der oben angesprochene Druck. Slack ermöglicht Kommunikation in Echtzeit, sprich, innerhalb von Sekunden. Das bedeutet aber noch lange nicht, dass auch jede:r Kolleg:in immer sofort jede Nachricht beantworten muss. Wenn viele Mitarbeiter:innen den Tipp #5 beachten, ist eine sofortige Antwort ohnehin unwahrscheinlich – und das ist auch okay.
     Damit sich aber niemand unter Druck gesetzt fühlt, alles stehen- und liegenzulassen, nur weil der Notification-Sound ertönt, sollte diese Regel klar und offen im Team kommuniziert werden.
     Niemand muss sofort antworten – am besten direkt ans Schwarze Brett damit!
     
     
4. Arbeitet mit dem Slackbot, um euer Zukunfts-Ich an bestimmte Dinge zu erinnern
   • Egal, wie strukturiert ihr arbeitet, früher oder später bleibt eine geplante Aufgabe liegen. Auch hier könnt ihr euch mit Slack Platz im Kopf schaffen.
     Nutzt den Slackbot und lasst euch an gewisse wichtige Aufgaben einfach erinnern.
     So könnt ihr euch voll und ganz auf das aktuelle Projekt konzentrieren und haltet euch nicht mit dem panischen Gedanken auf, etwas zu vergessen.
   • Wie das geht?
     Einfach beim Slackbot „/remind me to DO THIS in X“ mit den entsprechenden Daten eingeben und euer persönlicher digitaler Assistent ist zur rechten Zeit am rechten Ort zur Stelle.
     
     
5. Sortiert eure Nachrichten
   • Idealerweise habt ihr innerhalb eures Tagesplans ein bis zwei Slots zur Beantwortung von Nachrichten – extern wie intern. Damit in dieser Zeit aber auch alle Nachrichten abgearbeitet werden können, sortiert ihr die Benachrichtigungen aus Channels und DMs mit „STRG (⌘) + SHIFT + A“ schnell und einfach nach ungelesen.
     So bleibt dann auch mehr Zeit für die Mittagspause und ihr habt mehr Platz für kreative Aufgaben!

Slack und Remote Work

Der Zukunft ein Stück näher

Gemäß einer Studie von Slack und Statista möchte eine Vielzahl an Arbeitnehmer:innen nicht mehr Vollzeit ins Büro zurück. Und genau für dieses moderne „Remote Work“ ist Slack perfekt geeignet.
Aber auch hier gilt: Klare Regeln, offene Kommunikation und effiziente Nutzung des Tools. So wird Remote Work mit Slack zum echten Erfolg!

Fazit

Ein Tool, das am Ende mehr Zeit verbraucht als damit gewonnen werden kann, erfüllt seinen Zweck nicht.
Deswegen ist es so immens wichtig, dass bestimmte Prozesse und Arbeitsweisen eingehalten, verinnerlicht werden. Und mit unseren Tipps seid ihr da ganz sicher schon auf einem sehr guten Weg!

Ihr wollt euren Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun, wisst aber nicht, wo ihr anfangen sollt? Mit Benefits.me erhaltet ihr die besten Benefits für eure Mitarbeiter:innen!