Recruiting ist ein großer Kostenfaktor jedes Unternehmens. Doch ohne geht es natürlich nicht.
Es ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, aus häufig zahlreichen Bewerbungen die eine Person zu identifizieren, die fachlich und persönlich am besten in euer Team passt und eure Unternehmensziele voranbringt.
Um diese Aufgabe gut zu erfüllen, gibt es einen wichtigen Schlüssel für jede:n Recruiter:in: Fakten. Daten. Zahlen. Kurz: Recruiting Analytics.
Was sind Recruiting Analytics?
Recruiting Analytics sind wichtige Kennzahlen im Recruiting. Sie sind euer entscheidendes Werkzeug im Data Driven Recruiting. Data Driven Recruiting, auf Deutsch datengetriebenes Recruiting, ist der übergeordnete Ansatz eurer Recruitingstrategie.
Mit einer regelmäßigen Auswertung eurer Kennazhlen könnt ihr die Wahrscheinlichkeit für die passende Besetzung erhöhen. Ihr bildet mit euren Analytics also den Grundstein künftiger Strategien und folgender Recruiting-Maßnahmen.
Recruiting Analytics bilden einen ergänzen Part der People Analytics, sind aber nicht mit diesen zu verwechseln. Ihr konzentriert euch ausschließlich auf das Finden neuer Talente.
Das Ziel ist es, durch die Auswertung bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen. Faktenbasiert und ergebnisortientiert, nicht aus dem Bauch heraus.
Was sind KPIs im Recruiting?
KPIs im Recruiting sind die Kennzahlen, die ihr regelmäßig auswerten könnt. Anhand eurer Analyse könnt ihr Maßnahmen ableiten, mit denen es euch zukünftig gelingen wird, euer Recruiting zu verbessern.
Warum sind Recruiting-Kennzahlen so wichtig?
Vorab feste KPIs für euer Recruiting festzulegen und diese auszuwerten ist unglaublich wichtig, um wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. Ohne könnt ihr schließlich keine faktenbasierte Entscheidung treffen. Eure Analyse wird nur aussagekräftig, wenn ihr diese Kennzahlen ehrlich und regelmäßig auswertet.
3 Vorteile von Data Driven Recruiting:
- Ihr optimiert euren Bewerbungsprozess, indem ihr die Candidate Experience, eure Stellenausschreibungen oder Kanalauswahl verbessert, um schneller von besser passenden Bewerber:innen gefunden zu werden.
- Ihr haltet eure Kosten gering. Recruiting ist auch wirtschaftlich. Objektive Entscheidungen helfen euch, Kosten einzusparen. Eure Recruiting Analyse zeigt euch, an welchen Stellen ihr eventuell zu viel Geld ausgebt. Dieses Budget könnt ihr für andere HR-Bereiche besser verwenden.
- Ihr könnt den Arbeitsaufwand und Personaleinsatz reduzieren. Umso weniger lang eure Stellen unbesetzt bleiben oder eure Stellen durch geringe Fluktuation bestzt bleiben, desto weniger Personalressourcen benötigt ihr - aus der HR-Abteilung, aber auch aus den betroffenen Fachabteilungen.
Die 8 wichtigsten Recruiting-Kennzahlen, die ihr tracken solltet:
Time to Hire:
- Wie lange benötigt ihr nach einer ausgeschriebenen Position die Stelle zu besetzen?
➡️ Diese Kennzahl könnt ihr bei Bedarf noch einmal in verschiedene Unterteilungen aufsplitten, zum Beispiel die Zeit zwischen Ausschreibung und erstem Gespräch, wenn ihr genauer tracken wollt.
Quality of Hire:
- Erfüllt die neue Person die Anforderungen der Stellenausschreibung?
- Wie zufrieden sind eure Manager:innen mit der erbrachten Leistung?
- Wie gut passt sie ins Team?
- Werden vorab vereinbarte KPIs erreicht?
Cost per Hire:
- Wie viel kostet euch die Neubesetzung einer Stelle?
- Wie viel gebt ihr für externes Recruiting (z.B. Weiterbildungen zu Einstellungsbeginn, Stellenanzeigen in Jobbörsen) aus und wie viel für internes Recruiting (z.B. Bearbeitung der Karriereseite, Personalkosten)?
➡️ Diese Recruiting-Kennzahl ist besonders wichtig, um euer Recruitingbudget besser einzuplanen.
Source of Hire:
- Über welchen Kanal erhaltet ihr die meisten Bewerbungen?
- Wodurch werden Bewerber:innen auf euch aufmerksam (z.B. Social Media, Jobbörsen, Google)?
➡️ Die Identikfation eurer Hauptquellen ist besonders wichtig. So könnt ihr unnötige Ressourcen kappen und euren Auftritt auf bestimmten Plattformen verbessern, um kostengünstiger Stellenanzeigen zu schalten. Fragt deshalb auch gerne im Bewerbungsgespräch nach dem ersten Touchpoint, um mehr über eure Zielgruppe und eure Außenwirkung zu erfahren.
Candidate Experience:
- Wie bewerten Kandidat:innen euren Bewerbungsprozess?
- Wie lang ist eure durchschnittliche Antwortzeit auf eingegangene Bewerbungen?
- Erhaltet ihr viele Nachzufragen zur Einreichung oder häufig unvollständige Bewerbungsunterlagen?
- Gibt es technische Probleme bei der Nutzung eurer Karriereseite?
- Ist eure Karriereseite immer auf dem aktuellsten Stand (Werden z.B. besetzte Stellen zeitnah gelöscht?)
Fluktuation:
- Wie lange bleiben Stellen im Durchschnitt besetzt?
- Wie hoch ist der Anteil an Neueinstellungen, die nach der Probezeit übernommen werden?
- Wie viele Mitarbeiter:innen verlassen das Unternehmen nach Einstellung wieder innerhalb der ersten zwei Jahre?
➡️ Umso höher eure Fluktuation ist, desto schlechter für euer Image. Und für euch ein deutliches Warnzeichen: die Erwartungen aus dem Bewerbungsprozess passen nicht zur Realität.
Absagequote / Mismatchquote:
- Wie viel Prozent der eingehenden Bewerbungen erfüllen nicht eure Erwartungen?
- Wie hoch ist der Anteil an Absagen im Vergleich zu Gesprächseinladungen?
- Wie häufig, aus welchen Gründen und nach welchem Schritt steigen Bewerber:innen aus dem Bewerbungsprozess aus?
Cost of Vacancy:
- Was kostet euch eine unbesetzte Stelle?
Wie lange bleiben eure Stellen im Schnitt unbesetzt?
➡️ Unbesetzte Stellen kosten Geld. Umso kürzer, desto geringer die Kosten.
So startet ihr mit eurem Data Driven Recruiting:
Nutzt die richtige Software für eure Recruiting Analytics:
Die Entscheidung für ein Recruiting Analytics Tool kann von Unternehmensgröße und Branche abhängen. Sinnvoll sind Tools, mit denen sich auch People Analytics messen lassen, um Softwarekosten zu reduzieren.
Beispiele für Recruiting Analytics Tools
Vermeidet diese 3 häufigen Fehler im Recruiting
- Ausgewertete Daten nicht nutzen:
Kennzahlen im Recruiting liefern nur dann Mehrwert, wenn ihr auf der Analyse konkrete Maßnahmen ableitet, zum Beispiel euren Bewerbungsprozess zu verschlanken oder eure Karriereseite zu überarbeiten.
- Einmalige Recruiting Analyse:
Recruiting Analytics ist ein kontinuierlicher Prozess, keine einmalige Angelegenheit. Denn: nur regelmäßige Recruiting Analysen zeigen euch Trends und sorgen für eine nachhaltige Optimierung.
- Fokus nur auf Kosten legen:
Eure Recruiting Analyse soll nicht nur darauf abzielen, Kosten zu reduzieren und vakante Stellen so schnell wie möglich nachzubesetzen. Das wird euch langfristig teurer kommen. Die Qualität der Neueinstellungen ist entscheidend. Dafür bedarf es auch einer guten Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.
Fazit
Erfolgreiches und strategisches Recruiting funktioniert nur datengetrieben. Data Driven Recruiting hilft euch dabei, bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen und Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu vermeiden. Dafür müsst ihr regelmäßig die 8 wichtigsten Recruiting-Kennzahlen auswerten. Eure Recruiting Analytics liefern euch die Informationen, die ihr braucht, um Kosten zu sparen, Fluktuation zu senken und nachhaltige Recruiting-Entscheidungen zu teffen.
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