Arbeitszeittracking - Wieso? Und wenn ja, wie?

Früher war es auf einem Blatt Papier, heute ist es die Exceltabelle, das Stechen oder neue digitale Systeme: Arbeitszeittracking oder auch Arbeitszeiterfassung.

Aber wieso trackt ihr denn überhaupt die Arbeitszeit eurer Mitarbeiter:innen? Misstrauen durch schlechte Erfahrungen oder rational logische Absicherung?
Was sagt eigentlich das Gesetz?

Und zu guter Letzt: Wenn ihr die Arbeitszeit eurer Mitarbeiter:innen tracken möchtet – wie geht das dann am besten? Wie trackt man Arbeitszeit vor Ort und remote?

Wir haben uns für euch schlaugemacht!

Wieso Arbeitszeit tracken?

Zwischen Gesetz, Vertrauen und Argwohn

Im Jahr 2019 legt der Nationale Gerichtshof Spaniens den Fall der generellen Arbeitszeiterfassung dem Europäischen Gerichtshof (EuGH) vor.
Im Mai folgt das Urteil, das EuGH 55/18. Der Tagesspiegel schreibt dazu:

„Das EuGH hat entschieden, dass die EU-Staaten Arbeitgeber verpflichten sollen, mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren, vom Anfang bis zum Ende.“

Seitdem wird gestritten. Zwischen Politiker:innen, Jurist:innen, Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen.

Das Ganze geschah ja aber zunächst einmal auf europäischer Ebene. In Deutschland gibt es zur Arbeitszeit – natürlich – ein eigenes Gesetz, das ArbZG (Arbeitszeitgesetz). Hier sind die täglichen Höchstgrenzen (auch mit Sonderregelungen für Heranwachsende) geregelt, Pausenzeiten und die Nachtarbeit.
Und auch zum Thema Arbeitszeiterfassung hält dieses Gesetz etwas bereit, im §16 ArbZG.
Wörtlich heißt es hier in Satz 2:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Was zieht ihr als Arbeitgeber:innen nun daraus?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bisher lediglich für Überstunden.
Nur für geringfügig Beschäftigte nach dem MiLOG (Mindestlohngesetz) und in Branchen nach dem SchwarzArbG (Schwarzarbeitsgesetz) ist eine komplette Arbeitszeiterfassung zwingend erforderlich.

Also, fassen wir zusammen:

1. Eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gibt es (noch) nicht.
2. Viele Arbeitgeber:innen rechnen damit allerdings in nächster Zeit und stellen deswegen jetzt schon um.
3. Das Gesetz schreibt eine Arbeitszeiterfassung vor, wenn länger als im §3 Satz 1 ArbZG gearbeitet wird.
4. Diese Arbeitszeitbelege müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.

Dabei gibt es aber natürlich noch andere Gründe für und gegen die Arbeitszeiterfassung, die nichts mit dem Gesetz zu tun haben.
Wir haben hier für euch mal einige aufgelistet:

Wenn Arbeitszeittracking – wie?

Tools und Zukunftsideen für die Arbeitszeiterfassung

Eine bestimmte Form der Arbeitszeiterfassung schreibt der Gesetzgeber nicht vor.
Dadurch, dass ihr als Arbeitgeber:innen diese Aufgabe auch ganz einfach an eure Mitarbeiter:innen abtreten könnt, kommt momentan unter anderem die handschriftliche (Papier & Excel) Dokumentation zum Einsatz.
Diese Methode ist allerdings relativ ineffizient, schwer zu überprüfen und vor allem aufwändig. Der Spirit im Office wird dadurch definitiv nicht gefördert.
Zudem eignet sich diese Variante für den Bereich Remote Work eher semioptimal.
Dazu kommt: Die Dokumentationen müssen gemäß §16 Satz 2 ArbZG 2 Jahre lang aufbewahrt werden. Also habt ihr entweder riesige Aktenordner voller Arbeiterfassung und damit massig Platz verschwendet – oder ellenlange Excel-Listen, die auch nur Speicher am PC verbauen.

Die moderne Lösung: Tools. Tools zur Arbeitszeiterfassung sprießen nur so aus dem Boden und gedeihen prächtig.
Um einmal ein paar für euch aufzuzählen:

1. Personio
2. awork
3. Microsoft Teams
4. Trackingtime (mit Konnektivität zu Slack)
5. clockodo (Made in Germany)

Das alles sind Tools, die es möglich machen, von überall auf der Welt online wie offline Arbeitszeit zu erfassen und (wenn offline, dann zu gegebener Zeit) in einer Cloud zu sichern.
Arbeitszeittracking ist gerade durch den langsamen Wandel weg vom klassischen 9–5 eines der Themen unserer Zeit.
Gleichwohl, den Sprung in die digitalisierte Arbeitszeit-Welt muss dann doch jedes Unternehmen selbst schaffen.
Eine clevere Lösung auf diesem Gebiet ist aber mit Sicherheit auch ein gutes Argument für große Talente.
Als kleiner Bonus.

Wir hatten sogar selbst noch eine Idee. Wieso kein System nehmen (uns ist keines bekannt, das das anbietet), das beim Gang durch die Bürotür den:die Mitarbeiter:in erkennt und die Arbeitszeit so startet. Das ist dann zwar nicht projektbezogen, aber der kleinstmögliche Aufwand.
Beendet würde die Arbeitszeit wieder bei Verlassen des Gebäudes. Dazu eine App, in der die Pause gestartet werden kann und schon ist das Arbeitszeittracking enorm vereinfacht.

Fazit

Arbeitszeittracking, oder eben zu Deutsch Arbeitszeiterfassung, ist eines der aktuellsten Themen unserer Zeit – und zugleich kein sehr häufig diskutiertes. Zumindest nicht öffentlich.
In naher Zukunft wird definitiv die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung kommen – und wer dann nicht darauf vorbereitet ist, wird vor großen Herausforderungen stehen. Herausforderungen, die Zeit benötigen, Energie rauben.
Also besser heute an morgen denken und selbstständig den Weg in die Zukunft gehen.
Trotz etwaigem bitterem Beigeschmack bedeutet eine Arbeitszeiterfassung für alle Beteiligten schlicht Sicherheit.
Und Sicherheit gepaart mit maximaler Flexibilität könnte der Zauber sein, der neue Talente anzieht.

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