Meeting-Regeln – ein Thema, bei dem „richtig“ und „falsch“ nicht existiert. Mal gibt es Meeting-Regeln, mal nicht. Mal sind die Meeting-Regeln in der neuen Firma exakt das Gegenteil der Meeting-Regeln in der alten Firma.
Gewöhnungssache, individuelle Ansprüche und – Alter. Denn natürlich spielt es auch eine Rolle, ob nun fünf Zwanzigjährige oder viele Menschen mehrerer Generationen an einem Tisch, bzw. vor den Bildschirmen sitzen.
Andere Generation bedeutet manchmal eben auch andere Gewohnheiten und Sitten.
Durch die Corona-Pandemie hat sich in unserer Meeting-Kultur so einiges verändert. Selbst die konservativsten Firmen waren (zwischenzeitlich) gezwungen ihre Meetings online abzuhalten.
Ohne großen Meetingraum, ohne Whiteboard. Einfach nur ein Laptop.
In dieser Situation mussten rasend schnell neue Methoden und Leitplanken für Kommunikation und allgemeines Verhalten in Meetings gefunden werden.
Meetings online und offline können sich trotz gleichbleibender Funktionalität enorm unterscheiden.
Wie? Und welche Meeting-Regeln braucht es dann?
Wir erklären es euch!
Bis zum digitalen Zeitalter waren sie das Forum des Austauschs eines jeden noch so kleinen Unternehmens: Meeting-Räume, damals „Konferenzräume“. Der deutsche Ausdruck findet heute aber nur noch wenig Anwendung.
Die wichtigste Meeting-Regel hier: Ruhe, wer nicht spricht.
Es gab – und gibt – eine feste Hierarchie, wer wann spricht. Zunächst der:die Mitarbeiter:in, der:die das Meeting einberufen und organisiert hat. Dann wird jede:r auf den neuesten Stand gebracht und anschließend gemeinsam der Kopf zerbrochen.
Meeting-Regeln? Manifestiert.
Gerade das Handyverbot wurde mit zunehmender Zahl dieser kleinen Super-Computer zu einem immer wichtigeren Faktor. Verbannte man vorher schlicht das Netztelefon aus dem Raum, musste man nun von jeder:jedem einzelnen:einzelner Mitarbeiter:in das Handy einsammeln / abschalten lassen.
Was heute Usus ist, war tatsächlich lange ein Problem.
Nun ist es aber auch aufgrund von Remote Work lange nicht mehr Standard, dass alle für das Meeting relevanten Mitarbeiter:innen auch vor Ort sind.
Die Lösung? Ausweichen auf alternative Kommunikationswege wie Zoom, Microsoft Teams, Skype, usw. – auch im hybriden Modell.
Dazu aber hier mehr:
Die heute weit mehr verbreitete Form der Meetings sind Online- oder Hybrid-Meetings.
Bleiben wir allerdings erst einmal bei reinen online Meetings.
Viele Unternehmer:innen hatten und haben die Sorge, dass einige Mitarbeiter:innen allein im Raum, nur vor einem Bildschirm sitzend, nicht richtig zuhören, geschweige denn partizipieren.
Was also tun?
Der erste Impuls: Kamera und Mikrofon an.
Das Problem? Ist das Mikro an, hört man viele kleine Geräusche.
Dennoch hat sich auch unser Geschäftsführer Jascha Sombrutzki dazu entschieden, dass eine Regel für Meetings lautet: Mikrofon an! Natürlich nur so lange, wie kein Kind im Hintergrund schreit und kein Nachbar gerade den Rasen mähen muss.
Auf diese Weise, so Jascha, sind alle konzentrierter und können jederzeit Fragen stellen, kommentieren und wirklich im Thema versinken. Der offene Austausch, den wir alle an Meetings in Präsenz so schätzen, bleibt damit offen.
Diese Meeting-Regel funktioniert bei uns – doch wahrscheinlich nicht bei jeder:jedem.
Allgemeingültige Meeting-Regeln lassen sich also nur schwierig formulieren.
Als Orientierung haben wir hier dennoch einige für euch:
Es fällt auf: Einige Meeting-Regeln überschneiden sich mit den offline-Meeting-Regeln.
Und warum ist das so? Weil bei der Unterscheidung von offline und online häufig vergessen wird, dass immer noch Menschen kommunizieren. Und Menschen, die gerne zusammenarbeiten, können sich sowohl offline als auch online benehmen und an Meeting-Regeln halten, die meist nicht großartig festgehalten werden müssen.
Pünktlichkeit beispielsweise ist, absolut unabhängig vom Medium, eine Selbstverständlichkeit.
Die Königsdisziplin in Sachen Meeting-Regeln. Hier wird online und offline vereint, kein:e Mitarbeiter:in gezwungen, sich zu entscheiden.
Aber welche Regeln braucht es in so einem Fall?
Eigentlich ist diese Frage einfach zu beantworten. Alle aus offline und online.
Zusätzlich ist hier noch ein:e Moderator:in von Vorteil, da sich sonst online- und offline-Teilnehmer:innen aufgrund der Verbindung versehentlich ins Wort fallen könnten.
Meetings brauchen definitiv Regeln. Diese Meeting-Regeln sind aber häufig keine starren Mauern, sondern zivilisatorische Selbstverständlichkeiten wie Pünktlichkeit, ein respektvoller Umgang und keinerlei Ablenkungen.
Und wenn es doch einmal speziellere Meeting-Regeln gibt, wie das Aktivieren des Mikrofons aller Teilnehmer:innen, sollten diese Meeting-Regeln offen kommuniziert werden. So werden sie verinnerlicht und akzeptiert.
Also, brauchen wir Meeting-Regeln? Ja, als Stützpfeiler. Aber starre Vorgaben lähmen am Ende nur den offenen Austausch.
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