Was zeichnet effektive Teammeetings aus?

Fast 60 % der Arbeitszeit für Meetings? Laut einer Studie verbringen Führungskräfte knapp 23 Stunden pro Woche in Besprechungen.

Klar ist aber, dass wir den Austausch für Organisation und Transparenz brauchen. Was wir aber nicht brauchen, sind Zeitfresser. Wie ihr Meetings effektiv gestaltet, erfahrt ihr hier.

Wie oft sind Teammeetings sinnvoll?

Es gibt keine allgemeine Regel, wie oft ihr eure Teammeetings abhalten sollt. Je nach Abteilung sind manchmal mehr und manchmal weniger Teammeetings vonnöten. Entscheidend ist, wie viel ihr als Team zusammenarbeitet.

Sinnvoll ist ein wöchentliches Teammeeting, das ungefähr eine Stunde gehen soll. Je nach Projekt und Zuständigkeiten sind weitere Meetings sinnvoll, diese betreffen aber nur noch einzelne Personen aus dem Team.

Die 5 Säulen für effektive Teammeetings

• Klare Zielsetzung: Vor dem Teammeeting solltet ihr ein klares Ziel definiert haben. So ist für alle Beteiligten klar, warum das Teammeeting stattfindet und was sie dafür vorbereiten müssen. 

• Strukturierte Agenda: Eine Agenda ist wichtig. Sie schließt unerwartete Überraschungen, wie unvorbereitet Stellung für einen kritischen Entscheidungspunkt nehmen zu müssen, aus und sorgt dafür, dass alle eine Grundlage haben, um sich auf das Teammeeting vorzubereiten. So spart ihr wertvolle Minuten, verliert nicht den Fokus und macht das Teammeeting besonders effektiv.

• Gute Vorbereitung: Alle Beteiligten des Teammeetings sind auf die Themen vorbereitet und bringen ihre Gedanken und Punkte aktiv mit ein. Dieser Punkt setzt jedoch eine strukturierte Agenda voraus.

• Moderation: Eine ausgewählte Person übernimmt die Rolle als Moderator:in Das muss nicht zwingend die Teamleitung oder die anwesende Führungskraft sein. Die Moderatorin sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird, und dass für jede:n die Möglichkeit geschaffen wird, zu Wort zu kommen.
  
  
• Protokoll: Wichtige Entscheidungen und aus dem Meeting entstandene Aufgaben werden dokumentiert. Das Protokoll muss anschließend an alle Beteiligten verteilt werden. Das hilft nicht nur, dass Aufgaben nicht vergessen werden, sondern auch, dass nicht anwesende Kolleg:innen im Nachgang selbstständig Zugriff auf alle relevante Informationen haben.
  

Sind Teammeetings in Präsenz oder digital effektiver?

Teammeetings vor Ort als auch digital haben ihre jeweiligen Vorteile. Der Kontext ist entscheidend, welche Form zu einem effektiven Teammeeting führt.

Wir haben für euch für beide Varianten die Vorteile aufgelistet.

Vorteile der Teammeetings in Präsenz

• Bessere Kommunikation: Vor Ort können die Körpersprache und Mimik besser wahrgenommen werden. Dadurch werden Unstimmigkeiten besser erkannt und diese können dann direkt diskutiert werden.

• Förderung der Teamdynamik: Persönliche Interaktionen stärken den Zusammenhalt im Team und fördern das Vertrauen zwischen den Beteiligten.

• Weniger Ablenkungen: Vor Ort gibt es weniger Ablenkungen als im Homeoffice. Das führt zu besserem Fokus und höherer Konzentration.

Vorteile digitaler Teammeetings

• Flexibilität: Durch digitale Teammeetings können Beteiligte von überall aus teilnehmen. Besonders bei spontan einberufenen Teammeetings sind digitale Teammeetings von Vorteil, falls nicht alle Personen im Büro sind

• Dokumentation: Transkribieren des Gesagten und Screen-Sharing war noch nie einfacher. Für Beteiligte, die nicht an einem Teammeeting teilgenommen, kann das Gespräch aufgezeichnet,dokumentiert und im Nachgang eigenständig eingesehen werden.

• Zeit- und Kosteneffizienz: Remote Mitarbeitende müssen nicht für jedes Teammeeting extra anreisen. Das spart Reise- oder Aufwandskosten.

Wie kann HR bei der Umsetzung effektiver Teammeetings mitwirken?

• Standards etablieren: Eine Agenda und Zielsetzung sollen für jedes Meeting aufgesetzt werden. Dabei kann von HR eine Teammeeting Agenda Vorlage erstellt werden, um die Akzeptanz im Team zu fördern und Ressourcen einzusparen.

• Moderationsstraining: Moderation in einem Teammeeting kann unterschätzt werden. Um die Moderator:innen auf alle möglichen Situationen vorzubereiten, können Trainings angeboten werden, die Kommunikation und Konfliktlösung behandeln.

• Effektivität der Teammeetings messen: Durch regelmäßige Umfragen, die das Team beantworten soll, kann eingeschätzt werden, wie effektiv die abgehaltenen Teammeetings sind. HR kann dann entsprechend mit Gegenmaßnahmen reagieren.

Die richtige Agenda für effektive Teammeetings

Wie oben bereits erwähnt, ist eine strukturierte Teammeeting Agenda entscheidend, ob ein Teammeeting effektiv verläuft. Damit ihr euch nicht unnötig den Kopf über die perfekte Agenda zerbrechen müsst, haben wir hier eine Teammeeting Agenda Vorlage erstellt -die ihr euch abspeichern und nach Belieben anpassen könnt:

• Eingangsfrage/aufgabe: Icebreaker-Frage, um die Atmosphäre aufzulockern. Beispiel: Was war letzte Woche dein berufliches oder persönliches Highlight?

• Rückblick des letzten Meetings (10 Min.): Welche Doings von letzter Woche sind noch offen, was wurde bereits erledigt?

• Aktuelle Themen & Updates (20–30 Min.): Offene Runde, in der jede:r die Möglichkeit hat, einen eigenen Beitrag abzugeben.

• Diskussion & Entscheidungen (20 Min.): Kritik und Bedenken werden im Teammeeting angesprochen.

• Planung der nächsten Schritte (10–15 Min.): To-Dos für die nächste Woche werden dokumentiert und Zuständigkeiten klar kommuniziert
• Zusammenfassung & Abschluss (5 Min.)

Fazit

Effektive Teammeetings sind weit aus mehr als nur ein Termin im Kalender. Sie sind ein echter Werttreiber. Werden sie richtig geführt, sparen sie wertvolle Zeit und steigern spürbar die Zufriedenheit im gesamten Team.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt dabei in einer klaren Struktur und Zielsetzung. Nur so könnt ihr die Vorteile des effektiven Teammeetings voll ausschöpfen.

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